Функція менеджменту контролювання

Певну особливість має адміністративне контролюван¬ня при перевірках підвідомчих організацій і підприємств. В основному воно ґрунтується на перевірці дотримання інструкцій, законів і нормативних актів і виявленні по¬рушників, обмежуючись реєстрацією недоліків. За рин¬кової економіки такий підхід дискредитує суть функції « контролювання ».

Адміністративне контролювання може бути лише час¬тиною організаційної динаміки. Дієве контролювання ґрун¬тується на розкритті реальної картини про діяльність ор¬ганізації. Система контролювання має не лише констатувати недоліки, а виявляти співвідношення позитивного і негативного.

Нераціональним є контролювання на основі контроль¬ного факту — явища, в процесі якого порушено певну норму. У кожній організації, яка інтенсивно працює, при¬скіпливе і дріб'язкове контролювання може виявити дру¬горядні контрольні факти на фоні плідної і правильної діяльності.При здійсненні контролювання важливо забезпечити доброзичливу атмосферу. Воно не може бути «грою в піж¬мурки», під час якої одні шукають, інші ховають. Впевне¬ність у тому, що контроль покликаний з'ясувати позитивні й негативні аспекти діяльності, є запорукою конструктив¬ного настрою. За таких умов працівники допомагатимуть контролеру ознайомитись із діяльністю організації, поба¬чити шляхи підвищення її ефективності. Невиправданою є і практика, за якою основні намагання персоналу орга¬нізації зосереджені на підготовці до ймовірного контролювання.

Процес контролювання не повинен бути жорстко рег¬ламентованим. Винахідливість керівництва в його органі¬зації забезпечує результативніші наслідки. Правильно на¬лагоджене, ефективне контролювання є значною соціаль¬ною цінністю, здатною набагато перевищити пов'язані з ним соціальні і економічні витрати, спричинені утриман¬ням органів контролювання, відволіканням виконавців від їхніх безпосередніх завдань.

2. Системи контролювання

Процес контролювання повинен органічно вписуватися в систему контролювання.

Система контролювання — комплекс елементів і відносин, які забезпечують здійснення контролювання як функції менеджменту.

Контролювання як функція менеджменту є безпосеред¬нім завданням керівників усіх рівнів. Для того щоб кож¬ний менеджер міг створити і підтримувати систему конт¬ролювання, необхідні такі передумови: наявність планів, організаційної структури контролювання, організація про¬цесу контролювання.

1. Наявність планів. Контролювання є зворотним що¬до планування процесом, оскільки спершу складають план, потім його перетворюють на нормативи, з якими зістав¬ляють бажані дії. За відсутності планів (завдань) контро¬лювання неможливе.

2. Наявність організаційної структури контролювання. Оскільки контролювання покликане визначити ефективність роботи, забезпечити прийняття необхідних заходів щодо ви¬конання планів, то повинні бути сформовані всі передумови для адресування відповідальності за відхилення від планів і прийняття коригувальних заходів. Йдеться про наявність

організаційної структури, від чіткості, повноти, інтегрова¬ності якої залежить ефективність контролювання.

3. Організація процесу контролювання. Основний про¬цес контролювання охоплює такі етапи:

– встановлення нормативів. Суттю його є розроблен¬ня планів. Оскільки плани різняться конкретним змістом і ступенем складності, керівникам нелегко відстежити все відразу. З цією метою встановлюють певні нормативи як критерії ефективності роботи. Ними є наперед визначені

пункти в загальній програмі планування, де обумовлю¬ють ефективність діяльності, що дає уявлення про загаль¬ний стан справ і позбавляє менеджера необхідності сте¬жити за кожним кроком виконання плану. Серед різно¬манітних нормативів найприйнятнішими є кількісні та

якісні цілі й завдання;