Функція менеджменту контролювання

Вибірковий контроль здійснюється за якістю робіт, то¬варів та послуг шляхом вибірок і проб із загального обся¬гу. Управлінці часто побоюються замінювати суцільний контроль вибірковим, забуваючи про принцип Паретто 20:80, який можна сформулювати приблизно так: для то¬го щоб управляти організацією, достатньо проконтролю¬вати 20% контрольованих об'єктів, оскільки вони дають 80% результатів діяльності організації.

1.2.Процес контролювання.

Зміст функції менеджменту «контролювання» реалізується в процесі контролювання.

Процес контролювання — комплекс контрольних дій (заходів), виконуваних суб'єктом контролювання над об'єктом.

Для ефективного контролювання необхідно заздалегідь з'ясувати такі запитання: Що контролюється (співробіт¬ник як особистість, його метод праці, результати його пра¬ці)? Хто контролює і як контролює? Якими мають бути наслідки контролювання?Емоційне напруження може спричиняти неправиль¬но обраний об'єкт контролювання, коли контролюють не результати роботи працівника, а його особистість — кваліфікацію, відносини з колегами і т. д. Керівник, який під час перевірки виявив незадовільні результати роботи і одночасно констатував, що вони є наслідком невисокої кваліфікації співробітника, не може сподіва¬тися на порозуміння. Це аж ніяк не обмежує можливос¬ті контролювати, оскільки в полі зору керівника ціл¬ком обґрунтовано можуть перебувати не лише резуль¬тати праці, а й шлях їх досягнення. Необхідність проконтролювати шлях досягнення цілі (методи праці) виникає, якщо некваліфіковане ставлення до процесу праці може спричинити збитки для підприємства чи пра¬цівника.

Ефективність контролювання залежить і від контро¬люючих інстанцій. Ними можуть бути сам працівник (самоконтролювання) та керівництво організації (стороннє кон¬тролювання). Самоконтролювання стимулює у працівни¬ка почуття відповідальності за якість і результати праці. Воно вимагає значно менших витрат часу і коштів, ніж зовнішня система контролювання, дає змогу вникнути співробітнику в загальний виробничий процес, побачити своє місце в ньому. Стороннє контролювання повинно бути первинним щодо самоконтролювання. Це допомогає уникнути ризику, пов'язаного з самоконтролюванням (на¬приклад, дефекти результатів праці, яких працівник не помічає). Необхідне воно і тоді, коли працівник оцінює результати своєї праці, керуючись заниженими критеріями.

На ефективність контролювання відчутно впливає і тех¬ніка його здійснення. Обираючи її, необхідно вирішити, коли і яке контролювання проводити (вибіркове чи су¬цільне). Щодо цього немає універсальних рекомендацій. Однак суцільне (тотальне) контролювання слід проводити лише за необхідності, намагаючись не порушити техноло¬гії виробничого процесу.

Наслідок контролювання, яким є оцінка діяльності підлеглих щодо досягнення цілей, повинен стимулювати їх особисті зусилля. Якщо ціль досягнута без зусиль, пра¬цівник отримує визнання у формі простого позитивного зворотного зв'язку. Особливі зусилля мотивують додат¬ковими заходами. Якщо цілі не досягнуто — шукають причини. Здебільшого ними можуть бути об'єктивні чин¬ники, неправильні дії, помилки підлеглого чи керівни¬ка. З'ясувавши причини, здійснюють відповідні заходи щодо їх усунення. Можливі при цьому й організаційні висновки.

Оцінюючи працю співробітників, деякі керівники не задовольняються фактом належно виконаної роботи. Во¬ни вважають, що підлеглий міг зробити її краще, обрав¬ши інший варіант виконання. В результаті у працівника, який очікує схвалення, з'являється відчуття незаслуженої образи, втрата віри в себе тощо. Зауваживши неперед¬бачену поведінку підлеглого, яка проявилася у виборі не¬сподіваного способу вирішення проблеми, керівник пови¬нен угамувати несприйняття невідомого, спитавши себе, чи містить робота підлеглого помилки, які може виявити емоційно нейтральний фахівець. Якщо їх нема, керівник зобов'язаний схвалити таку роботу. Вимога, щоб завдан¬ня було виконане не лише правильно, а й відповідно до індивідуальних уподобань керівника, пригнічує самостійність та знижує ефективність процесу управління.

Стрижнем концепції контролювання є принцип, згід¬но з яким для цілковитого орієнтування в роботі струк¬турного підрозділу не потрібно контролювати кожну функ¬цію чи кожного працівника. Досить охопити контролем стратегічні пункти, вузлові функції. Важливо, щоб контролювання орієнтувалося не на минуле, а на майбутнє, оскільки краще з 75-відсотковою впевненістю передба¬чити помилку, нейтралізувавши її ймовірність, ніж мати вичерпну інформацію про походження вже допущеної.