Автоматизація розрахунково-касових операцій

Робота відповідального виконавця (бухгалтера) з касовими документами зводиться до виконання ряду процедур, що пропонуються користувачеві на екрані. Виконання підпрограми може супроводжуватись допоміжними процедурами, які забезпечують коректність технології та достовірність обробки вхідних даних. Так, після створення відповідальним виконавцем одного чи кількох касових журналів до них записуються касові документи. Основною процедурою в роботі відповідального виконавця з касовими журналами є ведення документів у режимах “оприбуткування”, “видатки” і “грошові перекази”. Кожний документ задається в екранній формі з подальшим переліком реквізитів: тип (поодинокий, зведений), номер документа, особовий рахунок клієнта, сума за документом, код касової операції. До поля “Касир” заноситься табельний номер касира, а до поля “Бухгалтерське проведення” записується час оплати документа. Зміни до особових рахунків вносяться не тоді, коли касовий документ записується в журнал, а під час виконання процедури “Оплата документа”.

Робота касира з касовими документами виконується в режимах “Прибуткова каса” або “Видаткова каса” за допомогою процедури “Оплата документа”. Касиру пропонується екран зі списком ще несплачених касових документів поточного дня, введених всіма відповідальними виконавцями на поточний момент часу. Обслуговуючи клієнта, касир вибирає рядок, тобто необхідний документ, і натисканням відповідного клавіша запускає програму оплати документа чи відмови від оплати. Підпрограма оплати документів виконує бухгалтерські проведення згідно з кодами рахунків і видів операцій з готівкою, а також фіксує ці зміни у відповідних машинних регістрах (бази даних) аналітичного обліку банківських операцій. У разі відмови касира оплатити документ в полі “Бухгалтерське проведення” в журналі відповідального виконавця з’явиться відповідна помітка, а в полі “Касир” – табельний номер касира. Виконавши процедуру “Оплата документа”, касир видає клієнтові готівку, якщо операція видаткова, або квитанцію, якщо операція прибуткова. Касир повторює процедури оплати документів доти, доки на екрані не з’явиться повідомлення “Немає документів для оплати”. При цьому через деякий проміжок часу процедуру вибору документів пропонується повторити.

У режимі виконання операцій грошових переказів, тобто оформлення прийому готівкових коштів від клієнтів, рахунки яких відкриті в інших банках, відповідальний виконавець заводить або вибирає з існуючих касовий журнал грошових переказів. Документи за операціями грошових переказів вводяться так само, як і прибуткові та видаткові документи. Після правильного вводу документів натисканням відповідного клавіша запускаються програми, згідно з якими документ записується в касовий журнал без проведення або з виконанням бухгалтерських проведень. Можливий і такий варіант, коли виконується бухгалтерське проведення і друкуються рядки журналу на принтері. У режимі грошових переказів формується меморіальний ордер, виконуються проведення транзитного переказування коштів до інших банків і нараховуються суми сплати за банківські послуги.

Банки організовують іноді виносні каси, функції яких також автоматизуються. Робота виносних кас автоматизується так, як описано далі.

Програмно-апаратний модуль забезпечує автоматизацію обліку готівкових коштів на робочому місці касира.

По каналу зв’язку системи “Клієнт - банк” передаються меморіальні ордери проведень виносної каси.

Відповідальний виконавець приймає ці меморіальні ордери й здійснює операцію “Оплата”.Адміністратор БД кілька разів протягом дня та перед закриттям виконує регламентні роботи, створюючи та доповнюючи при цьому касові журнали роботи виносних кас. Такі журнали виносних кас включають в архів касових документів, а надалі використовують під час формування касових звітів.

У режимі “Вихідні форми” включаються процедури зі складання, перегляду та друкування щоденних оперативних форм звітності. Технологія виконання цих процедур передбачає введення дати, на яку формуватимуться звітні форми, а також утворення робочого файла. Користувачеві пропонується для вибору список таких вихідних форм: прибутковий касовий журнал, видатковий касовий журнал, довідка касира з прибутків, довідка касира з видатків, зведена довідка про касові обороти, довідка щодо видів касових операцій, довідка щодо БД каси, перелік неоплачених та сторнованих документів. Окрім того, інформаційна система формує звітні файли стосовно прогнозу готівкового обігу та касових оборотів. Прогноз готівкового обігу розробляється на підставі файлів, які формуються згідно з касовими заявками, прогнозними розрахунками, що надходять від підприємств і установ, і також архівними даними за попередні періоди. Результати обробки інформації видаються як прогнозні розрахунки касових оборотів (форма 720-н), календар видачі готівки на заробітну платню (форма 729-н) і т. ін. Звіти про касові обороти складаються на підставі файлів оперативної інформації БД ОДБ. Результати обробки інформації формуються у звітні файли: №12 – дані про касові обороти символів форми 747Д, №13 – дані про касові обороти символів форми 778. Ці звітні файли передаються комерційним банком до регіонального управління НБУ.