Автоматизація розрахунково-касових операцій
За розрахунковими операціями кожний комерційний банк звітує перед НБУ. Щодня на підставі БД ОДБ формується звітний файл №1 – дані про залишки на рахунках, який передається за схемою:
Комерційний банк Регіональне управління Центральна розрахункова палата
Файл №1 за змістом відповідає звіту 1Д (щоденний баланс) – комерційний банк – баланс комерційного банку. Наприкінці місяця комерційний банк передає до НБУ файл №2 – дані про обороти та залишки на рахунках, який відображає зміст звіту 1Д – комерційний банк – баланс комерційного банку. Комерційний банк передає до НБУ один раз на рік або за вимогою файл №15 – дані про кількість клієнтів, що відображає форму 752 звітності.
Автоматизована обробка касових операцій з огляду на їх специфіку виокремлена у відповідний модуль програмно-технологічного комплексу ОДБ. В основу технології автоматизованого опрацювання касових операцій покладено такий принцип – відповідальний виконавець з контролю за рухом коштів га особовому рахунку під час вводу касових документів перевіряє наявність особового рахунку, виявляє ознаки заблокованості чи закриття рахунку, наявності на ньому коштів. У момент приймання чи видачі готівки касир на своєму робочому місці виконує операцію “Оплата”, заносячи відповідний запис до робочого файла, де фіксуються зміни залишків коштів на рахунках. Скоригувати чи вилучити документ можна лише до моменту виконання операції “Оплата”. У разі відповідного налагодження системи зазначена операція може виконуватися також із інтерфейсу технолога. Модуль “Каса” функціонує за такими режимами: прибуткова каса, видаткова каса, вихідні форми, регламентні роботи, об’єкти інкасації.
Зауважимо, що в меню “режими” спочатку вказуються процедури, які виконуються найчастіше, а далі наводяться ті процедури, до яких протягом дня звертаються лише один чи кілька разів.
Для виконання режимів автоматизованого обліку операцій з готівкою слугують: АРМ касира, АРМ відповідального виконавця, АРМ бухгалтера, АРМ адміністратора БД. Залежно від повноважень користувача й згідно з паролями доступу до заданого АРМ включаються різні пункти меню. Але при цьому насамперед виконуються регламентні роботи. До них належать:
- роботи, виконувані в разі інсталяції модуля та в аварійних ситуаціях (ініціалізація файлів БД з касовими документами, ініціалізація журналу регламентних робіт, зміна стану модуля, зберігання документів поточного дня);
- роботи, виконувані протягом поточного операційного дня (відкриття дня за касою, поповнення документів поточного дня, закриття дня за касою з архівацією касових документів, огляд журналу регламентних робіт);
- регламентні роботи з архівними касовими документами (наприклад, перегляд касових документів з архіву).
Ініціалізація касових файлів – це та операція, за допомогою яких адміністратор БД очищає всі касові документи в разі інсталяції модуля “Каса” або під час аварійних ситуацій. У машинному журналі регламентних робіт ведеться протокол усіх дій, виконаних у цьому режимі із зазначенням дати, часу здійснення операції і табельного номера особи, котра виконала цю операцію. Журнал регламентних робіт можна переглядати і при потребі ініціалізувати.Для регламентних робіт, які виконуються щодня, належать відкриття і закриття каси. Ці режими запускаються з робочих місць відповідального виконавця та адміністратора БД. При цьому послідовно виконуються перевірки, аби встановити, чи не ведуться регламентні роботи, чи відкритий операційний день банку. Окрім того, під час відкриття каси перевіряється дата відкриття, яка не повинна повторюватися, а під час закриття виконуються додаткові перевірки й процедури обробки інформації. З’ясовується, зокрема, чи коректні файли касових документів (усі документи мають бути оплачені, зареєстровані в касових журналах, їх символи мають відповідати шаблонам за структурою), чи коректно відкрита каса, чи наявні касові документи. Якщо документів немає, то каса закривається, але архів не створюється. Закриття каси передбачає, що в журналі регламентних робіт фіксується, коли й хто закривав касу, та наводяться контрольні суми, а спеціальна програма записує їх в архівну БД поточні файли (ці процедури виконуються автоматично). Зрештою на екрані виводиться повідомлення про результати виконання програми із закриття каси.
Режими регламентних робіт дають змогу прочитати касовий документ із архіву за будь-який день роботи каси, але тільки після закриття дня касою.