Ділові листи у зовнішньоекономічній діяльності

Печатки на листі не ставляться.

3. Вимоги до складання текстів зовнішньоекономічних листів

В сучасній діловій кореспонденції практично не використовуються друкувальні машинки.

Тексти готуються на комп'ютері редагуються й роздруковуються на принтері.

Це дозволяє:

- уникнути підготовки чорновика;

- використання лазерних принтерів дозволяє досягти максимальної чіткості у виконанні тексту

- використання комп'ютерної техніки дозволяє спростити відсилання листів однакового змісту на різноманітні адреси.

Виконання тексту листа з використанням комп'ютерної техніки не може висуватися в якості обов'язкової умови для початкового етапу розвитку даного виду ділового листування.

Формат листа.

Для написання листа використовують формат А4. Об'єм текстової інформації листа не впливає на вибір формату його паперового носія (як у вітчизняному діловодстві).Якщо лист на декількох сторінках - на початку кожної нової сторінки вказують: адресат, дату і номер сторінки, потім проводять лінію та продовжують текст. Можна використовувати проміжні бланки де вказують лише назву підприємства, організації, а інші реквізити не вказують.

Оформлення конверта має таке ж саме значення як і оформлення бланку.

На конверті - розташувати назву відправника або його фірмовий знак.

Формат конверту повинен забезпечувати дотримання принципу, який не дозволяє згинання сторінки більш ніж один раз. За кордоном використовуються:

- конверти, які мають віконце для адреси (адреса отримувача, написана на бланку).

- спеціальні адресат ори виготовляють липкі наклейки з машиним відтиском адреси отримувача.

- при масовому відсиланні матеріалів - їх упаковка в поліетилен, із нанесенням адреси отримувача та знаків поштової сплати.

Адреса розмішуються або з лівого, або з правого боку бланку, одразу після реквізитів.

1-ша стрічка - ім'я (ініціали) та прізвище адресата.

2-га стрічка - посада.

3-я стрічка - назва підприємства, організації.

Далі поштова адреса.

Після написання адреси окремою строкою вказують місто відправника, число, місяць та рік.