Ділові листи у зовнішньоекономічній діяльності

• питання, пов'язані з підготовкою та реалізацією контракту, ціні контракту, формам розрахунку і умовам платежу,

• командирування спеціалістів;

• підготовка іноземних і національних кадрів;

• рекламації і врегулювання претензій;

• медичному обслуговуванню та іншим питанням.

За функціональним призначенням виділяють три типи комерційного листування:

1. Запит - відповідь на запит,

2. Пропозиція (оферта) - відповідь на пропозицію, 3. Рекламація (претензія) - відповідь на рекламацію.

2. Вимоги до оформлення бланків

Бланк листа має велике значення в діловому листуванні. По бланку, його дизайну, поліграфічному виконанню, характеристикам паперу будуть судити про престиж відправника та серйозність його намірів.

Практика показує, що для ведення зовнішньоекономічного листування необхідно:

- Виготовити спеціальний бланк, який би не використовувався в серединні країни;

- Він повинен бути віддрукований на англійській мові (або на національній та англійській) і відповідати загальному рівню дизайну бланків ділових листів;

- Папір повинна бути високоякісних гатунків (за кордоном для виготовлення бланків ділової кореспонденції використовується папір з водяними знаками);

- Поліграфічне бланк виготовляється за допомогою одного - двох кольорів.

Реквізити бланку

Головним реквізитом бланку є назва підприємства, організаційної форми - відправника листа.

Вона повинна легко читатися, поряд з емблемою фірми - повинно бути їх трактування.

Вказується повна адреса підприємства, номера телефонів, телекс, факс.

Номер р/р, інші банківські реквізити не наводяться. Відсутність факсу - незрозумілі питання в отримувача.

Розміщення реквізитів на бланку не має жорсткої регламентації.

Назва фірми - у лівому або у правому куті. Адреса, телефон, факс - у протилежному куті (або у нижній частині бланку).

Реєстраційні номера на 1-му екземплярі можуть ставитись, або лише на 2-му екземплярі. Ручкою не проставляються.

Підпис - чорнильною ручкою.