Документообіг в діяльності ОВС
Листи поділяються на запити, прохання, відповіді, інформації і супровідні листи. Текст перших чотирьох ка¬тегорій листів складається з двох частин: констатуючої або мотивуючої, в якій описуються факти, що були підставою для написання листа, і основної, в якій викладаються ви¬сновки, пропозиції, прохання, рішення. Як і наказ або вка¬зівка, лист повинен мати коротке формулювання змісту. Супровідний лист починається зі слів «надсилаю», «повер¬таю, далі вказується, що саме надсилається або повертаєть¬ся адресату. Лист-відповідь повинен містити посилання на номер, дату і зміст листа-запиту. Замість листа використо¬вується також телеграма або телефонограма.
Доповідна записка - це різновид інформаційного листа. Відрізняється від останнього найменуванням («До¬повідна записка про... ») і обов'язковою наявністю пропо¬зицій.
Довідка відрізняється від листа тим, що не адресує¬ться і не містить висновків та пропозицій, а лише описує та підтверджує конкретні факти. Довідка має заголовок.
Рапорт є зверненням до вищої посадової особи. Його обов'язкові складові частини такі: адресування (на¬приклад, начальнику УМВС області генерал-лейтенанту міліції П.П. Петренку), найменування («Рапорт»), текст (аналогічно тексту листа), зліва під текстом - дата, справа - найменування посади, спеціальне звання, прізвище, ініціа¬ли та підпис особи, яка склала рапорт.
Припис видається керівником працівнику органу для підтвердження наданих останньому повноважень (на¬приклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи або наря¬ду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо). Припис міс¬тить назву органу, яким він виданий («Припис»), дату ви¬дання, кому видано, обсяг повноважень цієї особи, строк дії припису, посада, звання, ініціали, прізвище та підпис на¬чальника органу, завірений гербовою печаткою.
В управлінській діяльності використовується також акти, огляди, звіти, таблшр, пояснювальні записки тощо.Документальне оформлення управлінських рішень набуває особливого значення в умовах комп'ютеризації. В основі сучасного управління лежить опанування інфор¬маційними технологіями, що забезпечують процес розроб¬ки управлінських рішень. Комп'ютеризація органів внутрі¬шніх справ охоплює головним чином функціональну діяль¬ність і документаційне забезпечення управління - обробку, збереження і пошук інформації. Фактично управління в ор¬ганах внутрішніх справ - це збір і оцінка інформації для прийняття управлінських рішень та організація їх вико¬нань. Використання комп'ютерів, особливо персональних, дозволяє автоматизувати більшість технічних операцій, ви¬вільнити працівників служб управління від рутинної робо¬ти, створити умови для їх творчої діяльності, забезпечити зростання результативності праці при значному скороченні трудозатрат на збір, обробку, передачу і використання документаційної інформації, упорядкування документообігу.
За допомогою комп'ютера і програм типу «тексто¬вий редактор» можливо виконувати наступні операції: на¬бирати, редагувати і запам'ятовувати тексти, перевіряти правопис, вставляти в документ фрагмент іншого докумен¬та, графічне відображення фотографій, малюнків, таблиць, діаграм, аудіовізуальну інформацію, використовувати шаб¬лони при підготовці документів.
Все більшого поширення набувають комп'ютерні мережі, розвивається електронна пошта. Користуючись комп'ютером, можна виконувати різні види робіт з доку¬ментами, не тільки їх підготовку і редагування, але й внут¬рішнє узгодження, передачу, реєстрацію і контроль вико¬нання, а також оперативне і довгострокове збереження.
Комп'ютер дозволяє значно скоротити чисельність персоналу, прискорити прийняття управлінських рішень. Підготовлений виконавцем документ передається на ком¬п'ютери інших спеціалістів для правок, узгодження або ви¬конання залежно від рішення суб'єкта управління. Практи¬ка органів внутрішніх справ по використанню комп'ютерів показує перспективність цього напрямку. Найбільший ефект досягається в тих випадках, коли автоматизація до¬кументального оформлення управління проводиться комп¬лексно, охоплюючи всі його стадії, а також паралельно з автоматизацією інших управлінських органів внутрішніх справ.
З метою підвищення ефективності роботи апарату управління і відповідальності працівників органів внутріш¬ніх справ за виконання службових обов'язків, поліпшення документаційного забезпечення процесу управління, керів¬ник органу повинен здійснювати постійний контроль за до¬кументообігом, за результатами контролю приймати рі¬шення, які в разі потреби оформлюються у вигляді відпові¬дних розпорядчих документів.