Документообіг в діяльності ОВС
Резолютивна частини, коли їй передує констатуюча, починається зі слова «наказую». У разі відсутності конста¬туючої частини, слова «наказую» може не бути.
Резолютивна частина складається з конкретних приписів, кожен з яких нумерується. Якщо припис один, він не нумерується. Приписи містять інформацію про те, що, кому, як і коли належить виконати для реалізації поставлених у наказі завдань. Якщо приписи стосуються однієї особи, вони об'єднуються в один пункт, який можна поділити на підпункти.
Дієслова у приписах вживаються лише у неозначе¬ній формі (розглянути, вирішити, забезпечити тощо).
Рішення колегії - колегіальне управлінське рішен¬ня, яке приймається колегією МВС України, або колегією УМВС в області, колегіями ГУМВС в Автономній Республіці Крим, Київській області та М.Києві з найбільш важли¬вих комплексних питань організаційної і оперативно-службової діяльності. Рішення колегії проводяться в життя наказами міністра, начальниками ГУМВС, УМВС, або осо¬бами, які їх заміщають. Отже, рішення колегії не можна розглядати як самостійний нормативний акт, а тільки як додаток до наказу. Прикладом може бути прийняти колегі¬єю МВС річний план роботи і направлений в органи внут¬рішніх справ як додаток до відповідного наказу міністра.
Положення є нормативним актом, який регламен¬тує правовий статус (компетенцію, обов'язки, відповідаль¬ність) органів і підрозділів внутрішніх справ, їх завдання, функції, права, оцінку діяльності і правовий статус. Напри¬клад, положення про відділ МВС України в районі, поло¬ження про управління карного розшуку УМВС в області.
Настанова - кодифікований нормативний акт, що об'єднує в собі норми, які регламентують певний вид слу¬жбової діяльності. Наприклад, настанова про порядок про¬ведення бойових стрільб, настанова по службі чергових ча¬стин органів внутрішніх справ.
Статути також становлять кодифіковані нормати¬вні акти, які регламентують специфіку діяльності окремих підрозділів і служб МВС.
Наприклад, Статут Університету внутрішніх справ, Статут патрульно-постової служби, Дисциплінарний статут.
Директива міністра внутрішніх справ - норматив¬ний документ, що встановлює цілі, завдання і актуальні проблеми всієї системи органів внутрішніх справ на певний період.Вказівка також є розпорядчим документом. Вона відрізняється від наказу тим, що містить приписи тільки оперативного, одноразового характеру, не має назви органу (хоча остання входить, як складова частина, у назву посади особи, яка підписала вказівку). Замість слова «наказую» вживаються слова «зобов'язую», «пропоную» чи «вима¬гаю», які друкуються (пишуться), як і слово «наказую» в наказі, окремим рядком. Перед текстом вказівки, як прави¬ло, розміщується вступне речення про причини або мету її видання: «Відповідно до вимог Наказу МВС від,..», «З ме¬тою...» тощо. Якщо накази реєструються окремо, то вказів¬ка одержує звичайний вихідний номер. Дата її видання розміщується під підписом. За формою текст вказівки по¬дібний до тексту наказу.
Інструкція - управлінський документ нормативного характеру. Нею начальник органу, базуючись на законі і підзаконних актах, встановлює порядок діяльності певних категорій працівників щодо здійснення покладених на них завдань або виконання конкретних видів роботи (інструкція постового спеціального поста, або інструкція щодо дій особового складу відділу у випадку пожежі). Констатуючої частини інструкція не містить, дієслова в ній вживаються у третій особі теперішнього часу. Начальник органу може як підписувати, так і затверджувати інструкцію. Різновидом інструкції є правила.
Протокол як суто розпорядчий управлінський до¬кумент (значення цього слова значно ширше) існує для фі¬ксації самого ходу обговорення питань на зборах, нарадах, засіданнях, а також прийнятих з цих питань рішень. Нале¬жним чином оформлений протокол має найменування, но¬мер, назву наради або засідання, дату проведення. Вказує¬ться, хто був присутній і хто керував нарадою, порядок денний. Протокол підписує той, хто його склав, та керую¬чий нарадою (засіданням).
Щодо кожного питання, яке обговорювалося, в тек¬сті протоколу повинні бути розділи «слухали» та «ухвали¬ли» («постановили»). Наприклад: «Слухали про стан боро¬тьби зі злочинністю неповнолітніх», після цього короткий виклад виступів учасників наради. У розділі «Постанови¬ли» рішення викладається таким же чином, як приписи у наказі.
Висновок готується за підсумками службового роз¬слідування, перевірки скарг, заяв та ін. Він повинен мати заголовок, з якого було б зрозуміло, у зв'язку з чим він складений; преамбулу, в якій вказується посада, спеціальне звання, прізвище, ініціали, предмет розгляду у формі діє¬прислівникового звороту, наприклад: «розглянувши скар¬гу» (подання прокуратури, певні матеріали тощо) і прису¬док «встановив:...» Після слова «встановив», яке розміщує¬ться на окремому рядку, викладаються встановлені факти і висновки з них. Потім звичайно вживається фраза «виходя¬чи з вищевикладеного, вважаю за доцільне:...» і перерахо¬вуються пропозиції щодо вирішення питання, у зв'язку з яким складено висновок. Висновок підписується особою, яка його склала, та затверджується керівником, який дору¬чив цій особі проведення службового розслідування (пере¬вірки).