Використання сучасних інформаційних технологій при розробці електронних посібників для фахівців з документознавства

Доступ до баз даних має на увазі, по певним категоріям користувачів дозволено одержувати доступ до інформації, збереженої в базах дані бібліотеки. При цьому сервер баз даних електронної бібліотеки може підтримувати кілька категорій користувачів, наділених різними правами доступу до різних видів інформації. Найчастіше користувачі поділяються на приватних клієнтів і організації чи зареєстрованих і анонімних.

У залежності від цього вони можуть мати чи не мати прав доступу до визначених баз чи даних можливості переглядати повні тексти джерел і т.д.

Електронні бібліотеки можуть надавати доступ до баз даних декількох типів. У загальному випадку це можуть бути повнотекстові БД, реферативно-бібліографічні БД, довідкова інформація і метаінформація.

Найчастіше необмежений доступ дозволений саме до реферативно-бібліографічних БД, тому що вони являють собою електронні каталоги бібліотек, і пошук видань проводиться саме по цих базах даних. Але, проте, деякі організації надають необмежений (безкоштовний) доступ тільки до частини інформації, збереженої в цих базах. Наприклад, у STN безкоштовно пропонується переглядати тільки заголовки й імена авторів джерел, а перегляд інформації в більш повному форматі повинний бути оплачений.Довідкова інформація являє собою деяку сукупність лексикографічних баз дан словників, рубрикаторів, класифікаторів і т.д. Довідкова інформація може бути виставлена на сервері як у виді самостійних баз даних, у яких можливо проводити пошук, поглядати знайдені документи і т.д., так і в сукупності з бібліографічними базами у виді електронного каталогу.

Метаінформація

Метаінформація – це в основному інформація про самі бази даних, про правила пошуку, про правила складання пошукового запиту і т.д. Як правило, така інформація організована у виді довідкової системи.

Що стосується текстових баз даних, то вони не завжди присутні в електронній бібліотеці. Тексти першоджерел можуть бути організовані у виді окремих файлів або бути відсутніми споконвічно, але створюватися поступово, як результат виконання користувальницьких замовлень на виконання копії джерела. Таким чином, можна бачити, що специфіка організації баз даних на сервері електронної бібліотеки визначає особливості доступу до них.

Як уже було сказано вище, електронні бібліотеки часто обслуговують кілька різних категорій користувачів. У загальному випадку це приватні користувачі й організації. Найчастіше організації користаються великими привілеями при доступі до баз даних, чим приватні клієнти. Це означає, наприклад, що організаціям може бути відкритий безкоштовний чи пільговий доступ до повних текстів джерел, у той час як приватні користувачі повинні оплатити цю послугу.

Крім цього, доступ до баз даних може бути з ідентифікацією користувача чи без, для всіх клієнтів чи тільки для організацій.

Часто доступ без ідентифікації припускає, що користувачу будуть недоступні деякі послуги (наприклад, доступ до повних текстів). Реєстрація користувача в електронній бібліотеці теж може проходити по-різному. Можливий варіант, коли користувач сам вибирає собі облікове ім'я (логін) і пароль для входу в пошукову систему, а система тільки контролює їхню унікальність (ІНІОН). Альтернативою цьому способу є призначення логіна і пароля користувачу сервером (STN, Lange&Springer). У цьому випадку, уся необхідна для ідентифікації інформація висилається користувачу по електронній пошті відразу ж після його реєстрації на сервері електронної бібліотеки.

Також до питань доступу можна віднести формат видачі інформації (набір доступних полів документа).

Часто користувачам доступні для пошуку і перегляду далеко не всі полючи документа, що є присутнім у БД. Це зв'язано з тим, що користувачу немає необхідності, наприклад, одержувати знання

, що стосуються збереження документа (інвентарний номер і т.д.)

Можливий і інший варіант. Наприклад, у базах даних ІНІОН та сама інформація зберігається в БД у двох видах — російською мовою й у транслітерированній формі. Тому існує два набори форматів перегляду того самого документа. У першому форматі доступні документи в кириличному записі символів, а в другому — у транслітерированній формі.