Облік грошових розрахунків
При відрядженні у межах України та за кордон за працівником зберігається місце роботи та середній заробіток за час відряджен¬ня, включаючи час перебування в дорозі.
При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додат¬кові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства.
Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріа¬лами про порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.
На перш о початкові витрати начальникам експедицій чи заго¬нів видається аванс готівкою відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату заробітної пла¬ти, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транс¬портом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання при¬міщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на при¬дбання пальномастильних та інших матеріалів, а також малоцін¬ного інвентаря для потреб експедицій, поштово-телеграфних вит¬рат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються по¬свідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невико¬ристаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не піз¬ніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.
У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'я¬заний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо за¬твердження перевірених авансових звітів.
У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отри¬мали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним зако¬нодавством.
Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активно¬му субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами».
Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформ¬ляються такими бухгалтерськими записами:
1. При видачі авансу:
Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302.
2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:
Дебет рахунків № 23, 80, 81 Кредит субрахунка № 362.
3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:
Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362.
4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:
Дебет субрахунка № 661 Кредит субрахунка № 362.
Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 - накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналіти¬чний облік шляхом використання позиційного способу записів.