Організація електронного документообороту в обліку

Порядок оформлення електронних первинних документів повинен забезпечувати встановлення персональної відповідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умови оформлення таких документів повинні допомагати:

– однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціонування, здійснення та реєстрацію відображених у документах господарських операцій;

– запобігати можливості оформлення документів особами, не наділеними відповідними правами;

– контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.

Електронний первинний документ повинен містити відомості, що дозволять однозначно ідентифікувати документ (найменування, форму, номер), умови його складання (дату, місце), зареєстровані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документа, і зафіксовану в ньому інформацію.

Щоб процеси реєстрації інформації на АРМах могли вважатися документуванням, необхідно визначити однозначно осіб, які відповідають за вірогідність інформації. Для цього проводять авторизацію інформації, що документується. Авторизація полягає в кодуванні інформації додатковим інформаційним об’єктом, що визначає особу, відповідальну за вірогідність інформації, яка документується. Найпоширенішим способом авторизації є ідентифікація користувача і подальше встановлення справжності на основі електронного цифрового підпису, пароля.

Електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного (закритого) перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Автоматизація документування господарських операцій забезпечує значне скорочення, автоматизацію документообігу, що сприяє підвищенню оперативності управління.

Комплексна автоматизація документообігу досягається в умовах локальної обчислювальної мережі. Якщо кінцевому користувачеві АРМу необхідно одержати інформацію, яку має в своєму розпорядженні інший АРМ, він формує документ типу „Запит”. Документ-запит відправляється відповідному модулю-зберігачеві інформації, який формує документ-відповідь і відправляє його за вимогою запиту. При цьому має бути чітко визначена процедура проходження документів з урахуванням повноважень особи, яка ініціювала ланцюжок оброблення.

Документ-відповідь може містити інформацію, недоступну особі, яка прийняла документ для оброблення. Документ-відповідь одержує відповідне АРМ (прикладний модуль), в якому зазначається, чи можна подати одержану інформацію особі, яка дала запит. В умовах локальної обчислювальної мережі можлива підготовка документа у вигляді, що відповідає повноваженням даної особи. Така технологія реалізується в інформаційних системах банківських установ. Наприклад, це стосується процедури перегляду залишків та оборотів коштів на особових рахунках клієнтів.

Запит одного модуля до іншого ніяк не контролюється кінцевими користувачами, що забезпечує конфіденційність інформації. Перевірка повноважень осіб здійснюється ядром системи оброблення даних локальної обчислювальної мережі. Така технологія може бути реалізована з використанням архітектури „клієнт-сервер”, в якій усі модулі можуть виконуватися на одному багатозначному сервері, завдяки чому документообіг стає „електронним”. Основою такого документообігу є АБД та електронна пошта, причому АБД використовується для формування, збереження документів і доступу до них, а електронна пошта забезпечує їх доставку.

Завданням контролю електронного документообороту є забезпечення ритмічного руху документів між структурними підрозділами підприємства, які виконують господарські операції, бухгалтерією та зовнішніми користувачами. Метою ритмічного документооброту є своєчасна розрахунково-аналітична обробка обліково-економічної інформації з використанням ПК для виконання бухгалтерією фінансових операцій (подання документів у банк, отримання коштів за продану продукцію, сплата податків та ін.), тобто забезпечити нормальний обіг капіталу.Організація електронного документообороту залежить від того, які носії інформації застосовуються на підприємстві, способів фіксації початкової інформації на матеріальних носіях, використання обчислювальної та організаційної техніки в обробці інформації. Крім того, на організацію документообороту впливають структура підприємства, організація виробництва, його складність, наявність технологічних переділів, кількість матеріально відповідальних осіб та інші фактори. Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передавання їх у встановлені строки для відображення у бухгалтерському обліку. За достовірність даних, наведених у документах, несуть відповідальність особи, які склали і підписали ці документи та передали їх до бухгалтерії.