Організація електронного документообороту в обліку

Глобальний інформаційно-технологічний процес і перенесення ділової активності у кібернетичний простір стали одним із проявів „нової економіки”, яка набуває принципово нового вигляду господарської діяльності – електронного бізнесу. Електронний бізнес базується на нових способах взаємодії виробників, посередників, нових специфічних методах просування товарів на ринку, а також оперативному забезпеченні споживачів інформацією з управління господарською діяльністю.

Раціональна організація бухгалтерського обліку в умовах застосування комп’ютерних технологій потребує проведення дослідження документальних процесів, які відображають господарську діяльність. Метою такого дослідження є вивчення інформаційних процесів на підприємстві для визначення обсягів інформації, її потоків і раціональної організації документообороту. Дослідження проводяться за попередньо складеною програмою.

Програма дослідження орієнтовно включає такі питання:

– призначення документа і підрозділ, де його складають;

– кількість примірників документа, які виписують одночасно;

– обов’язкові реквізити і показники, що містяться в документі;

– методика формування обліково-економічного показника;

– періодичність розробки обліково-економічних показників.

Об’єктами дослідження документаційних процесів є документування операцій господарської діяльності в електронній та паперовій формах, а також формування документів і маршрутів їх руху при обробці та відображенні у системі бухгалтерського обліку.

Електронні документи і електронний документооборот уведено в дію у законодавчому порядку, тому вони приймаються до інформаційного забезпечення управління національною економікою.

Законом України „Про електронні документи та електронний документооборот” регулюються організаційно-правові засади використання електронних документів у всіх сферах економіки.

Бухгалтерський облік при відображенні операцій, пов’язаних з електронними документами, використовує законодавчі акти, якими регулюються ці операції. Зокрема, Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України „Про електронні документи та електронний документооборот”, „Про електронний цифровий підпис”, „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”, „Про інформацію”, „Про захист інформації в автоматизованих системах”, „Про державну таємницю”, „Про зв’язок”, „Про обов’язковий примірник документів”, „Про Національний архівний фонд та архівні установи”, а також іншими нормативно-правовими актами.

Державне регулювання електронного документообороту направлено на:

– реалізацію єдиної державної політики електронного документообороту;

– забезпечення прав і законних інтересів суб’єктів електронного документообороту;

– нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Під електронним документом розуміють зафіксовану у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерством фінансів України. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання такого документа є відображення даних, які він вміщує, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.