Організація електронного документообороту в обліку

Формування документів проводиться на основі певних правил добору джерел початкових показників та послідовності записів їх у бланк документа.

Маршрут руху документів визначається від місця формування до передавання на збереження або виходу за межі підприємства.

У дослідженні вхідних і вихідних документів застосовуються два основних методичних прийоми: інвентаризація і типізація.

Інвентаризація передбачає збирання відомостей про всі документи, що дозволяє змогу отримати найбільш повні відомості про документопотоки. Проте у зв’язку з великою трудомісткістю методичний прийом інвентаризації застосовується рідко. Типізація як методичний прийом застосовується для дослідження систематизованих масивів і тих документів, що регулярно повторюються. Реєстрації підлягає не кожний документ, а певна типова група однорідних документів. Наприклад, вивчення потоків груп документів щодо оформлення виробітку продукції (наряди, рапорти про виробіток продукції, маршрутні карти та ін.).

У процесі дослідження документообороту доцільно виконати такі процедури:

– скласти список підрозділів підприємства та зовнішніх організацій, де складаються (надходять) документи;

– згрупувати альбом документів, які застосовуються на підприємстві;

– провести кодування показників і ознак за групами документів.

Код показника складається з двох частин: перша – код документа, в якому він міститься; друга – порядковий номер показника в документі. Кодування показників здійснюється безпосередньо в бланках форм документів, а їх порядковий номер проставляється у тому місці, де має бути значення показника.

Працівник, якому доручено проведення дослідження документаційних процесів, повинен мати:– програму дослідження, яка містить конкретні запитання;

– відомість дослідження документаційних процесів;

– план і строки виконання досліджень.

Інформація, зібрана і згрупована у відомості дослідження документаційних процесів, підлягає аналізу для виявлення дублювання тих самих показників у різних документах, нераціональності побудови документів і документопотоків, визначення обсягів інформації та кількості документів, які складаються.

У зв’язку з використанням ПК для автоматизації управління господарським процесом і встановленням їх на робочих місцях управлінського персоналу виникла необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричинило зміну документообігу.

Як новий елемент, в інформаційних системах АРМ бухгалтера реалізується функція автоматизації підготовки документів.

Обов’язковою умовою реалізації цієї функції є організація єдиної АБД об’єкта управління та організація файлів-класифікаторів економічних показників – файлів НДІ в ІС АРМ бухгалтера.

В умовах застосування ПК і створених на їх основі АРМ бухгалтера впроваджується нова людино-електронна діалогова форма управління, що ґрунтується на таких принципах:

– автоматизація документування господарських процесів і явищ;