Організація електронного документообороту в обліку

– організація файлової системи АРМів;

– чергування сеансів активного діалогового режиму „Користувач–ПК” й автоматичного режиму при формуванні вихідних документів.

Управлінський процес в інформаційних системах обліку включає такі стадії:

– документування господарських операцій;

– систематизація та узагальнення обліково-економічних даних;

– відображення вихідних обліково-економічних показників і їх використання в управлінні.

Перша стадія полягає у створенні матеріальних носіїв інформації, які стосуються об’єктів обліку і мають юридичну доказову силу здійснення господарської операції або явища.

Процес документування ґрунтується на використанні документа для фіксації господарських операцій та явищ. В умовах АРМ бухгалтера паперові первинні документи замінюють ся електронними. Змінюється тільки носій даних про господарську операцію, але документ як доказ факту здійснення цієї операції залишається тим самим.

Тільки процес документування може бути виконаний у безпаперовій формі. Відбувається корінна зміна самої технології документування і документообігу.

Первинні документи „виписують” на ПК. Дані в ці документи заносять з екрана дисплея за певною технологією й одночасно записують на магнітний диск і розміщують в інформаційному фонді, звідки передають системі оброблення даних. Первинне документування як попередній управлінський акт збирання, реєстрації інформації відпадає, тобто здійснюється введення даних у ПК і паралельно реалізується можливість одержати первинний документ. Документ зберігається в пам’яті ПЕОМ в електронній формі і за необхідності може бути роздрукований.

При цьому досягається високий рівень автоматизації циклу операцій введення, контролю, оброблення даних первинних документів з використанням інформаційних і програмних ресурсів АРМу.

Основна мета автоматизації цього етапу – зниження обсягу інформації, що вводиться з клавіатури, до мінімуму. АРМ бухгалтера відкриває широкі можливості бездокументного управління реєстрацією господарських операцій безпосередньо на ПЕОМ з одержанням ВК первинних документів.

Занесення первинних даних в електронний документ повинно здійснюватися з максимальним використанням інформації файлів НДІ, що зберігаються в інформаційному фонді АРМу бухгалтера. Файли НДІ автоматично підключаються в момент заповнення конкретної графи документа. На прикладі складання на ПК первинного документа „Прибутковий ордер” розглянемо перелік даних, що вводяться в документ автоматизовано. Так, реквізитів, що заповнюються, всього 14, з них 13 заносяться автоматизованим способом (вводяться із файлів НДІ, обчислюються автоматично або встановлюються на початку робочого дня); загальна кількість реквізитів 119, з них тільки 7 знаків набирають на клавіатурі. Реалізується технологія „вибирати”, а не „набирати”. При цьому значно підвищується вірогідність введених даних. Це пов’язано з тим, що на АРМі введення даних здійснює безпосередньо працівник управління (кінцевий користувач АРМу), який візуально контролює введену інформацію на екрані дисплея не тільки за значеннями реквізитів, а й за смисловим змістом. Безпосередня участь у введенні даних підвищує відповідальність користувача за вірогідність і повноту даних, оскільки він зацікавлений в одержанні якісної результатної інформації для управління.

Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПК інформації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей – їх замінює пам’ять ПК.Умовою реалізації такої комп’ютерної технології підготовки первинних документів є наявність в інформаційному фонді файлів з формами первинних документів на магнітному диску, файлів незмінних текстових фрагментів, що включаються в документи. Ця технологія забезпечує одноразове введення даних у систему їх оброблення, оскільки сформований в електронному вигляді первинний документ може бути переданий по мережі або за допомогою магнітних дисків на інші АРМи для проведення необхідних розрахунків.