Проектування системи управління інформаційними підсистемами

Є зростаюча взаємозалежність між діловою стратегією, правилами й процедурами, з одного боку, і інформаційним програмним забезпеченням систем, устаткуванням, базами даних і передачею даних - з іншої. Зміна в одному із цих компонентів часто вимагає змін в інших компонентах. Цей зв'язок стає критичним, коли планується управління на перспективу. Те, що бізнес хотів би робити через п'ять років, часто залежить від того, що системи будуть здатні робити. Збільшення частки на ринку, рух в бік підвищення якості або здешевлення виробництва при випуску нових виробів і при збільшенні продуктивності праці службовців усе більше залежать від видів й якості інформаційних систем в організації.

Ще одна зміна у зв'язку інформаційних систем й організацій треба зі зростаючого ступеня інтеграції й області дії системи й додатків. Побудова систем сьогодні стосується більшої частини організації, ніж це було в минулому. У той час як ранні системи провадили в значній мірі технічні зміни, які впливали на частину персоналу, сучасні системи викликають управлінські зміни (хто володіє інформацією) і встановлені зміни «сутності».

Якщо змінилася технологія в організації (наприклад, програмне забезпечення), ця зміна впливає на три інших компоненти. Можуть бути кадрові перестановки, зміна методів роботи, перетворення структури організації.

Інформаційні системи можуть стати потужними інструментами для створення більш конкурентноздатних й ефективних організацій. Інформаційні технології можуть використовуватися, щоб перепроектувати організації, трансформуючи їхню структуру, область дії, засоби повідомлення й механізми управління роботою, трудовими процесами, виробами й послугами. Опишемо деякі з головних можливостей перетворення організацій, які зробили доступними інформаційної технології.

У цей час стало можливим організувати глобальну роботу в окремих робочих місцях. Інформаційні технології, такі, як електронна пошта, Інтернет і відеоконференції, створюють гарну координацію географічно розподілених співробітників у різних країнах і регіонах. Спільна бригадна робота через тисячі кілометрів стала реальністю, оскільки проектувальники можуть працювати над проектом нового виробу разом, навіть якщо вони розташовані на різних континентах.

Інформаційні системи з мережною структурою дають можливість компаніям координувати їх географічно розподілені підрозділи як віртуальні корпорації (або віртуальні організації), іноді називані організаціями з мережною структурою. Віртуальні організації використовують мережі, щоб зв'язати людей, майно й ідеї, з'єднуючи з постачальниками й клієнтами, щоб створювати й розподіляти нові вироби й послуги без обмеження традиційними організаційними межами або фізичним розташуванням. Одна компанія може користуватися можливостями іншої компанії без фізичного з'єднання з нею. Наприклад, одна компанія могла б відповідати за конструкцію виробу, інша за збирання й виробництво й третя за адміністрацію й продажі.

Сучасна технологія передачі даних надала багатьом організаціям роботу більш гнучкими способами, підвищуючи здатності цих організацій реагувати на зміни в ринку. Інформаційні системи можуть надавати більшим і маленьким організаціям додаткову гнучкість, щоб перебороти деякі обмеження, що випливають із їхніх розмірів. Маленькі організації можуть використовувати інформаційні системи, щоб придбати частину сил і можливостей більших організацій. Вони можуть координувати дії типу виконання замовлень або спостереження за інвентарем, маючи невеликий кадровий склад клерків і менеджерів. Більші організації можуть використати інформаційні технології, щоб досягти частини маневреності й чутливості маленьких організацій.

Починаючи з перших використань інформаційних технологій у бізнесі з початку 50-х років, інформаційні системи прогресивно замінили процедури ручної праці на автоматизовані дії в трудових і технологічних процесах. Електронні трудові процеси зменшили вартість експлуатації в багатьох компаніях, заміняючи паперові документи й усталену практику ручної праці[12;98].Інформаційні технології реорганізують процес управління, забезпечуючи потужні нові можливості допомоги менеджерам у стратегії, плануванні й управлінні. Наприклад, стало можливо одержувати інформацію для менеджерів щодо організаційного виконання аж до рівня певних виробів з будь-якої організації в будь-який час. Нова інтенсивність інформації робить можливими точне планування, передбачення й контроль. Розподіляючи інформацію через електронні мережі, новий менеджер може ефективно зв'язуватися з тисячами службовців і навіть управляти великими цільовими групами.

3. Ролі менеджерів та інформаційних систем в управлінні