Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології

На третьому етапі принтером друкується первинний документ (накладна) в необхідній кількості примірників. Створені документи відповідно оформляються і передаються за призначенням.

На четвертому етапі формується (за даними накладної) платіжний документ, наприклад, платіжна вимога, також у необхідній кількості примірників, який після відповідного оформлення передається за допомогою ПЕОМ через фінансово-розрахункову електронну комп’ютерну мережу або кур’єрським способом до установи банку для оплати покупцем відвантаженої готової продукції.

Сформована в такий спосіб вірогідна і документально оформлена фактична інформація фіксується в пам’яті ПЕОМ, що є на складі, тобто — в оперативний масив відвантаженої готової продукції покупцям, який використовується для: оперативного управління (контроль за виконанням договорів на відвантаження продукції), господарського обліку готової продукції та розрахунків з покупцями на АРМ відповідного бухгалтера, для відбиття відвантаженої кількості відповідної продукції покупцям в електронній картці обліку готової продукції на складі тощо.

2.Облік розрахункових операцій між постачальниками й покупцями через банківські установи.

Розглянемо технологію (в скороченому викладі) безготівкового розрахунку (електронний розрахунок) між зазначеними об’єктами при без паперовій технології, наприклад, за відвантажену готову продукцію, оформлену відповідним платіжним документом (платіжною вимогою) через банківську установу (порядок формування цих документів розглянуто раніше).

Заповнена форма платіжної вимоги підприємства-постачальника, виведена на екран ПЕОМ, передається через фінансово-розрахункову електронну мережу до банку, що обслуговує цього постачальника. Право вести діалог з банком, тобто передавати таку інформацію, надається довіреному фахівцеві й оформлюється наказом по підприємству, який погоджується з банком (аналогічно оформленню права підписання розрахункових документів через банк). Платіжна вимога, яка надійшла до екрана ПЕОМ банку, приймається до виконання, про що підприємству-постачальнику може сповіщатися у формі стандартної відповіді (хто й коли прийняв — години і дата, інші встановлені дані). Потім ця екранна платіжна вимога аналогічним способом передається до банку, що обслуговує підприємство-покупця, яке, в свою чергу, так само передає її на екран ПЕОМ підприємства-покупця. Підтвердження купівлі і згода (акцепт) на оплату підприємство-покупець надсилає в зворотному порядку до свого банку, а цей банк іншому банку й підприємству-постачальнику. Згідно з цим здійснюються й безготівкові операції.Отже, розрахунки виконуються банком у реальному часі завдяки електронній пошті. Обмін інформацією в цьому разі здійснюється за такою схемою: постачальник — банку, що його обслуговує, і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк постачальника — банку покупця і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця — покупцеві і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; згода покупця на оплату — передача цієї згоди банку та зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк покупця — банку постачальника про переказ коштів і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації; банк постачальника — постачальникові про зарахування йому грошей і зворотне підтвердження щодо одержаної інформації. В окремих випадках зворотне підтвердження може не здійснюватися.

Усі операції на пунктах приймання — передачі інформації протоколюються на ЕОМ автоматично, а дані прийнятих документів також автоматично обробляються за розробленою (на даному об’єкті) методикою.

Розглянута методика організації електронних розрахунків при безпаперовій технології на прикладі безготівкових обліково-розрахункових операцій за готову продукцію, як на підприємствах-партнерах, так і в банках, які їх обслуговують з використанням сучасної обчислювальної, інформаційної техніки і каналів зв’язку, дає змогу досягти значного зиску від її застосування. До того ж, значно прискорюються обліково-розрахункові операції між підприємствами-партнерами, підвищуються точність і вірогідність даних. Водночас при такій технології первинний облік усіх операцій, що виконуються в зазначених об’єктах управління, а також бухгалтерські операції за цим видом розрахунків здійснюються автоматично, за заздалегідь розробленими алгоритмами.

Збирання інформації про об’єкти управління зовнішнього середовища. Збирання комерційної чи іншої інформації про об’єкти зовнішнього середовища (фірми тощо) здійснює служба маркетингу за визначеною технологією, використовуючи централізовану ПЕОМ (сервер) для зв’язків з зовнішнім середовищем.

Одержана в такий спосіб комерційна чи інша інформація формується у відповідні масиви, ідентифікується як елемент того чи іншого об’єкта управління, а тоді вже використовується для інформування всіх керівників і фахівців, відповідно до регламентуючої інформації.