Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології
Облік лімітного видавання матеріальних цінностей зі складу цехам. Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є підготовка форми лімітно-забірних документів (масив бібліотеки описаних форм документів) і оперативного масиву планової потреби матеріальних цінностей для цехів. Цей масив формується при оперативно-виробничому плануванні, коли розраховуються показники матеріалів, купованих комплектуючих елементів тощо, які необхідні для виконання місячних (квартальних, тижневих) виробничих програм цехами, комплексними бригадами й т. ін. Крім того, на складі, який видає матеріальні цінності, і в цехах (коморах), які одержують ці цінності, встановлюються ПЕОМ для використання їх як АРМ завідувача складу і комірників.
На першому етапі відбувається формування заготовки багаторядкового лімітно-забірного документа, який використовується як підстава для наступного видавання матеріальних цінностей зі складу цеху. Надруковані принтером у двох примірниках, заготовки передаються відповідно до складу й цеху (до комплексної бригади тощо), де вони використовуються за призначенням. Сформована заготовка фіксується в масиві оперативних документів-заготовок.
На другому етапі, коли проведене фактичне видавання матеріальних цінностей зі складу до комори цеху в межах установленого ліміту, користувач — завідувач складу — у відповідних рядках і графах паперової форми заготовки цього документа проставляє вручну фактичні показники про видані матеріальні цінності, а підтверджує ці дані своїм підписом комірник (мастер цеху), який одержав ці цінності.
На третьому етапі користувач викликає на екран ПЕОМ з оперативного масиву документів-заготовок відповідну частину форми цього документа (потрібну назву матеріалу) і вписує за допомогою клавіатури в рядок і графу цього матеріалу зазначені щойно (в паперовій формі) фактичні дані (кількість). Величина ліміту, що залишається, визначається автоматично й записується у графі залишку. Про такі введення даних до ПЕОМ у паперовому документі робиться відповідна відмітка.
Контроль за правильністю введеної інформації виконує сам користувач. Зафіксована на екрані інформація формується в оперативний масив виданих матеріальних цінностей зі складу в цехи (комори). Потім ця інформація обробляється за відповідними алгоритмами з метою одержання сум витрат за матеріали (множенням кількості на ціну), передається каналами зв’язку на ПЕОМ інших користувачів (відповідно до регламентації), де використовується: для аналізу і вироблення та прийняття управлінських рішень при оперативному управлінні виробництвом та запасами матеріальних цінностей на складі і в коморах; при спостеріганні за забезпеченістю цехів; у господарському обліку тощо. Крім того, показники виданих зі складу матеріальних цінностей одночасно записуються в підзвіт комірникові цеху (окремий масив у ПЕОМ комірника), а також фіксуються в електронній картці обліку матеріальних цінностей на складі.
Документи на паперових носіях, як первинні документи, після закриття та остаточного оформлення передаються до бухгалтерії, де використовуються для контролю за правильністю «бездокументального» введення фактичної інформації до ПЕОМ користувачем.
Облік відвантаження готової продукції покупцям за договорами. Передумовою збирання цієї інформації є попередня підготовка форм первинних відвантажувальних документів — рахунків-платіжних вимог, накладних, платіжних вимог тощо (масив бібліотеки описаних форм документів) і масиву договірних поставок готової продукції покупцям. Крім того, на складі готової продукції встановлюється ПЕОМ для використання її як АРМ завідувача складу готової продукції.На першому етапі завідувач складу на ПЕОМ формує форму-заготовку первинного документа про відвантаження готової продукції покупцям за договорами. На підставі довідки про підготовку готової продукції до відвантаження покупцю чи іншого документа завідувач складу, використовуючи багаторівневе меню, здійснює послідовний пошук щойно викладеним методом повного найменування покупця, а також повний перелік договірних відвантажувань йому готової продукції (масив договірних поставок). Потім з масиву бібліотеки описаних форм документів на екран ПЕОМ викликається відповідна форма первинного документа на відвантаження готової продукції покупцям, наприклад, накладна. В цю форму автоматично й записується (з масиву договірних поставок готової продукції) повне найменування покупця, а також перелік готової продукції, одиниця вимірювання й ціна. Крім того, за допомогою клавіатури до цієї форми вводяться інші ознаки (номер документа, його дата, якщо вони не заносяться в цей документ програмно й т. ін.). Таким чином підготовлюється на екрані ПЕОМ заготовка накладної на відвантажування готової продукції покупцям за договором.
На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує (у форму, що на екрані) до відповідних рядків у графу «фактична кількість» показники кількості підготовленої до відвантаження готової продукції. Рядки, не заповнені зазначеним показником, з форми автоматично стираються методом редагування. Потім програмно визначаються суми за кожним рядком (найменуванням готової продукції) перемноженням кількості на ціну; підсумкова сума за всю готову продукцію, інші суми (націнки, скидки тощо), загальна сума, сума податку на додану вартість, загальна сума по документу в цілому.