Основи організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології

1.Облік заготовлення матеріальних цінностей.

Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попередня підготовка відповідних доповнень до форм (що є в масиві бібліотеки) прибуткових документів — створення додаткової зони, а також формування форм документограм про заготівлю матеріальних цінностей, невідфактуровані поставки, матеріали в дорозі, розрахунки з постачальниками, виконання договорів на поставки та інші (масив бібліотеки описаних форм документів). Крім того, використовуються раніше створені масиви назв міст, постачальників та договірних поставок, а ПЕОМ використовується як АРМ бухгалтера з обліку матеріальних цінностей.

Формування вихідних документів здійснюється в чотири етапи.

На першому етапі користувач-бухгалтер за даними платіжного документа (наприклад, платіжної вимоги), що надійшов від установи банку, а також використовуючи багаторівневе меню здійснює послідовний пошук найменування постачальника у відповідних масивах (як і під час приймання матеріалів на складі). Знайдене ім’я постачальника використовується для автоматизованого пошуку відповідного прибуткового ордера, яким оформлено надходження на склад матеріальних цінностей від даного постачальника, в оперативному масиві прибуткових документів (невідфактуровані поставки). Знайдений відповідний прибутковий документ виводиться на екран. Коли в зазначеному масиві цього документа не виявлено, то на основі даних платіжного документа формується оперативний масив матеріалів у дорозі. Порядок його формування такий, як і оперативного масиву прибуткових документів.

На другому етапі бухгалтер звіряє показники платіжного документа з аналогічними (кількісними) показниками форми прибуткового документа, що є на екрані. Збіг даних бухгалтер підтверджує вводом з клавіатури в додаткову зону прибуткового документа таких показників: код виду сплачення, номер платіжного документа, його дата, загальна сума по документу, в тому числі сума за матеріали (у цінах постачальника), сума податку на додану вартість, інші суми (націнка, знижка, за тару тощо), а також свій персональний код.

На третьому етапі формується масив «парних» документів, тобто таких прибуткових документів, у яких заповнена додаткова зона потрібними показниками, взятими з платіжних документів. Такі «парні» документи бувають двох видів: оплачені та не оплачені документи (відрізняються кодом виду сплачення). Зазначені прибуткові документи вилучають з оперативного масиву прибуткових документів (невідфактурованих поставок), і на їх основі формується масив «парних» документів. Прибуткові документи, що залишились у масиві після вилучення «парних» документів, характеризують (на кінець місяця) як невідфактуровані поставки.

На четвертому етапі здійснюється формування й видавання результатної інформації на екран ПЕОМ або на паперовий носій (документограму):

дані про заготівлю матеріальних цінностей формуються на основі масиву «парних» документів. Вони характеризують ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дату, а також загальну суму за документом постачальника, у тому числі суму за матеріальні цінності у цінах постачальника, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару та інші суми. Крім того, тут є сума за матеріальні цінності по документу у цінах підприємства, а також автоматично визначається різниця в сумах за матеріальні цінності в цінах постачальника й підприємства. В кінці документа є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків;

дані про невідфактуровані поставки формуються в кінці місяця на основі прибуткових документів, що залишилися в оперативному масиві прибуткових документів після вилучення «парних». Вони характеризують ім’я постачальника, номер прибуткового документа і його дату, назви матеріальних цінностей (коди і найменування), одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а також загальну суму по документу. Крім того, зазначається загальний підсумок суми і відповідна кореспонденція рахунків. Ці дані в наступному місяці будуть використані при формуванні «парних» документів;

дані про матеріали в дорозі формуються в кінці місяця на основі аналогічної назви оперативного масиву. Вони характеризують ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дату, назви матеріальних цінностей, одиницю вимірювання, ціну, кількість, суму, а також підсумкову суму за матеріальні цінності, суми податку на додану вартість, націнки, знижки, за тару тощо, загальну суму по документу в цілому. Крім того, є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків. Ці дані в наступному місяці використовуються при формуванні «парних» документів;дані про розрахунки з постачальниками за матеріальні цінності формуються на основі масиву «парних» документів. Перша їх частина характеризує проведені фактичні розрахунки з постачальниками (відбір даних здійснюється за кодом виду оплати); друга їх частина характеризує неоплачені документи. Частини одинакові за формою, в яку включаються: код виду оплати, ім’я постачальника, номер платіжного документа і його дата, сума по документу. Крім того, є загальна сума й відповідна кореспонденція рахунків. Дані другої частини використовуються в наступному місяці як вхідні сальдо при розрахунках з постачальниками матеріальних цінностей.