Сутність безпаперової інформаційної технології

прохідна (наскрізна) інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення й захисту інформації;

без паперовий процес збирання первинної інформації, а також наступна обробка цієї інформації, при якому на папері фіксується (за потребою) лише остаточний варіант розрахунків у вигляді документа, а проміжні версії та необхідні дані записані на машинні носії і доводяться до відома користувача через екран ПЕОМ;

інтерактивний (діалоговий) режим розв’язування задачі (одержання необхідних показників) з широкими можливостями для користувача;

можливість колективного виконання документів на основі об’єднаної каналами зв’язку групи ПЕОМ, які працюють в одному й тому самому режимі;

можливість адаптивної перебудови форм і способу подання інформації у процесі розв’язування задачі або при віднаходженні потрібних показників.

Перевага зазначеного способу організації збору й обробки та передачі даних їх користувачам різних рівнів за безпаперовою інформаційною технологією порівняно з традиційним полягає ось у чому:вірогідна інформація про виробничо-господарські та інші процеси і явища надходить до ПЕОМ (АРМ) як у ритмі виробництва (масова інформація), так і традиційними способами (немасові документи) і таким чином відображає в базі (базах) даних стан об’єкта управління чи окремої предметної області (відповідну інформаційну модель) на кожен даний момент і за будь-який проміжок часу;

користувачі різних рівнів мають змогу одержувати вірогідну та об’єктивно необхідну для управління й інших цілей інформацію не лише в оперативному порядку згідно з регламентом, а й за запитом;

інформація, що одноразово збирається в ритмі виробництва й надходить до єдиної бази (баз) даних, є єдиною (оскільки формується одноразово і з єдиних джерел) для всіх користувачів, які використовують її для виконання своїх посадових обов’язків. У такому разі реальним є те, що замість трьох видів обліку може бути застосований лише один — господарський;

відсутні (в принципі) паперові носії даних, які призначені для користувачів різних рівнів, оскільки потрібні кожному користувачеві дані цільовим порядком надходять на екран ПЕОМ, установлений на його робочому місці;

на екран ПЕОМ надходить лише така інформація, яка об’єктивно потрібна для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення, і здебільшого — у вигляді відхилень, тоді як на паперові носії, що складаються традиційним способом, звичайно заносять усі показники, що повністю чи частково характеризують процеси й операції, які відбуваються на об’єкті управління;

при складанні зведеної звітності дані друкуються не лише на паперовий носій, а й записуються на машинний носій, який потім передається за призначенням до зовнішньої організації вищого рівня. Наявність каналів зв’язку дає змогу записану на машинному носії інформацію передавати до цих організацій автоматично.

Безпаперова інформаційна технологія може бути впроваджена на об’єкті управління, як показує практика, двома способами:

у локальні інформаційні структури, що ґрунтуються на адаптації нової інформаційної технології до діючої організаційної структури;

докорінним удосконаленням діючої організаційної структури управління.

Перший спосіб упровадження без паперової інформаційної технології приводить до локального вдосконалення методів збирання та обробки інформації, які застосовуються на об’єкті управління, і не змінює діючої організаційної структури управління. Оскільки комунікації розвинуті недостатньо, то раціоналізуються лише методи збору та обробки інформації на робочих місцях фахівців шляхом організації окремих автоматизованих робочих місць. У такому разі іноді відбувається розподіл обов’язків між оператором ПЕОМ (технічним працівником) і фахівцем. При цьому поєднуються операції зі збирання з операцією обробки первинної (іноді разом з умовно-постійною) інформації, а в ряді випадків — з функцією підготовки та прийняття управлінських рішень.