Сутність безпаперової інформаційної технології

допустимість кореспонденції рахунків і т.ін.

Контроль вірогідності при передачі інформації з тих місць, де вона виникла і введена в ПЕОМ, до іншої ПЕОМ або ПЕОМ вищого рівня відбувається, як правило, за методом повторного передавання та автоматичного зчитування даних у пам’яті ПЕОМ. Можливе застосування й інших відомих способів контролю.Формування в такий спосіб записів облікової інформації у ритмі виробництва практично забезпечує постійну так звану балансову готовність. Це означає, що одночасно з вводом (і контролем) даних у ПЕОМ про ту чи ту операцію, яку вже виконано, можна, по-перше, відобразити ці дані (в необхідних групуваннях і в закінченому вигляді) як на екранах ПЕОМ різних користувачів, так і в документограмі, а по-друге, збалансувати чи порівняти прибутково-видаткові, дебетово-кредитові та інші виробничо-господарські операції, виконувані на об’єкті управління.

Без паперовий спосіб ведення накопичувальних даних повністю забезпечує надійне зберігання інформації протягом тривалого часу завдяки розробленим методам захисту інформації в базі даних від несанкціонованого чи випадкового доступу до неї з метою змінити або зруйнувати відповідні дані.

Викладена методика збирання, обробки та зберігання інформації при без паперовій технології дає змогу:

водночас фіксувати дані про ту чи іншу виконану операцію, а також здійснювати (разом з контрольною) облікову функцію з реєстрацією (документуванням), і тим самим складати відповідну інформаційну базу, що сприяє істотному зменшенню кількості інформаційних кроків;

значно піднести оперативність одноразового збирання вірогідної первинної інформації, а також обробки, зберігання й використання її не лише для бухгалтерського обліку, статистики та складання зведеної звітності (як це відбувається на практиці), а й для аналізу, вироблення та прийняття оперативних управлінських рішень;

значно зменшувати паперові потоки документів за рахунок поєднання операцій фіксування та вводу даних у пам’ять ПЕОМ і видавання результатів обробки на екран;

знижувати трудомісткість обліку та складання звітності;

поєднувати працю оператора ПЕОМ і фахівця, тим самим істотно підвищуючи продуктивність його праці;

поліпшувати якість, посилювати контрольні та аналітичні функції обліку, підвищувати вірогідність і надійність єдиної інформації, яку використовують усі користувачі;

об’єднувати на практиці три види обліку (бухгалтерський, статистичний і оперативно-технічний) у єдиний господарський облік на базі ПЕОМ та інформаційної техніки. Цей облік потребує акуратності й організованості, культури й сумлінності, високої кваліфікації фахівця, а також високого порядку в зберіганні інформації, яка є на машинних носіях і т. ін.

Основу безпаперової інформаційної технології, у якій застосовуються ПЕОМ, становлять розподілені бази даних, системи обчислювальної та інформаційної техніки з мережами, відповідне програмне забезпечення, надійні комунікації, безпаперове (тобто екранне або на технічних носіях) надавання обробленої інформації користувачам. Користувачеві, який не є програмістом, надана змога прямого спілкування з ПЕОМ за допомогою діалогового режиму. Програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи, бази знань тощо), якими забезпечується ПЕОМ, створюють зручність у роботі, дозволяють автоматизувати процес змінювання форми і місцезнаходження інформації. Сучасні методи індивідуального використання ПЕОМ не сприяють зростанню інформаційної продуктивності, проте дають змогу фахівцеві підвищити продуктивність праці завдяки збільшенню обсягів робіт, що їх він виконує індивідуально.

Тож безпаперова інформаційна технологія є не що інше, як сукупність автоматизованих процесів руху (каналами зв’язку) та обробки інформації тієї чи іншої предметної області (або їх сукупності), що видається користувачеві на екран ПЕОМ. Для такої технології характерні:

праця користувача на ПЕОМ у режимі маніпулювання (непрограмування) даними. Користувач діє через засоби вводу — клавіатуру, мишу, сканер — і бачить через засоби виводу — екран і принтер, але не знає, як відбуваються ці процеси;