Сутність безпаперової інформаційної технології

Як встановлено, в системі автоматизованого збирання й обробки інформації важливу роль виконує без паперова інформаційна технологія.

Без паперова інформаційна технологія — це така технологія автоматизованого збирання та обробки, зберігання й видачі інформації, при якій можна своєчасно (у ритмі виробництва) і в повному обсязі (в інформаційному плані) забезпечувати (тобто інформувати) єдиною вірогідною та об’єктивно необхідною, зібраною з одного джерела інформацією всіх користувачів (від робітника до директора) з видаванням її на екрані ПЕОМ, тобто без паперу. При цьому така вірогідна інформація може використовуватися не лише менеджерами при виробленні та прийнятті управлінських рішень, а й фахівцями для бухгалтерського обліку, складання зведеної бухгалтерської та статистичної звітності, аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності і т. ін.

Передумовою організації без паперової інформаційної технології для збирання первинної інформації в ритмі виробництва й забезпечення релевантною інформацією користувачів у такому ж ритмі є наявність комплексів АРМ (технічних працівників, фахівців і менеджерів усіх рівнів), які об’єднанні мережею, а також відповідного програмного забезпечення. Інформаційну базу в цьому разі складає розподілена база даних з централізованою ПЕОМ (сервер), у якій містяться, крім основних, масиви бібліотеки описаних форм первинних (BIBFORP) і вихідних (BIBFORV) документів, типових листів-заготовок текстів (BIBTEX), а також регламентуючої інформації (REGLAMI).

Створення раціональних технологічних процесів у цих умовах сприятиме ефективному функціонуванню системи в цілому. Крім того, важливе значення має психологічна, теоретична та практична підготовка користувачів, які діятимуть в умовах функціонування без паперової технології. Це — і подолання психологічного бар’єра користувачів, уміння користуватися ПЕОМ як АРМ і одержаною на екрані вихідною інформацією, а також вести діалог з ПЕОМ, консультантами тощо.

Зазначимо також, що без паперова технологія може успішно діяти лише за наявності правової основи на такі процеси в обліку, звітності й управлінні в цілому.

Застосування без паперової технології стало можливим завдяки тому, що, з одного боку, з’явилися високоефективні ПЕОМ (які використовуються як АРМ користувачів), об’єднані в локальні мережі, а з іншого — було створено розподілені бази даних. Крім того, наближення зазначених технічних засобів до місць, де виникає та використовується масова інформація, створює умови, за яких можна лише один раз зафіксовувати на машинному носії вірогідну первинну інформацію негайно після того, як виконана та чи та виробнича або господарська операція, а потім завдяки запису цієї інформації в розподілену базу даних усі користувачі можуть за потребою оперувати нею (разом з нормативно-плановою, довідковою та іншою умовно-постійною інформацією, занесеною завчасно до бази даних) як єдиною.

Збирання та надавання інформації при без паперовій технології, в основу якої покладено діалог, — це не що інше як обмін показниками чи відомостями між користувачем і ПЕОМ, який не потребує значних інтелектуальних зусиль користувача, оскільки забезпечується, з одного боку, механізмом «меню» (підказкою), яка виводиться на екран, а з іншого — використанням загальної і функціональної клавіатури ПЕОМ, не процедурних мов високого рівня, наявністю систем, які навчають або допомагають користувачам тощо.

З огляду на поширену практику обов’язкового документування первинної інформації при без паперовій технології передбачається також і паралельне формування первинного документа на папері. Замість нього може бути складений накопичувальний документ за певний період часу, наприклад, щоденнадокументограма — опис введених для обробки облікових даних з підрахунком необхідних контрольних чисел та відповідними підписами. Цей накопичувальний документ буде юридичним підтвердженням операцій, виконаних при виробничій, господарській та іншій діяльності на цьому об’єкті. Формування цього документа й відповідних показників, а також їх ввід у ПЕОМ і оперативний контроль відбуваються спільно.

Зауважимо, що контроль за правильністю вводу інформації в ПЕОМ виконує зоровим методом сам користувач на екрані ПЕОМ у режимі активного діалогу, а також за допомогою різних видів заздалегідь передбаченого програмного контролю:

на діапазон змін окремих реквізитів;

відповідність реквізитів, які зберігаються в пам’яті ПЕОМ, введеним довідковим даним;

допустимість символів, структури записів, які вводяться, і їх взаємна логічна відповідність;