Взаємозв'язок документології і правової інформатики в організації інформаційно-аналітичного забезпечення управління соціальними системами

У процесі здійснення органами управління соціальними системами своїх функцій утворюється множина документів. Вони класифікуються за різними ознаками, принципами, змістом:

• за змістом — організаційно-розпорядчі (управлінські), адміністративні;

• за місцем складання та напрямом руху — вхідні, вихідні, внутрішні (внутрішньосистемні);

• за формою викладення інформації — типові, спеціальні, особисті;

• за способом виготовлення — рукописні, машинописні, топографічні, фото-, фоно-, кінодокументи тощо;

• за кількістю відображених питань — прості (які містять одне питання) та складні (які містять кілька питань);

• за участю зацікавлених осіб у складанні та підписі документів — односторонні, двосторонні, багатосторонні;

• за відносністю між собою документи поділяються на первинні (документи, що містять у собі вихідну інформацію) та вторинні (документи, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки первинних документів (одного або кількох).

У діяльності органів управління соціальними системами широко використовується організаційно-розпорядницька документація. Документи, що входять у систему організаційно-розпорядницької документації, традиційно поділяються на три групи:

• організаційні (положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи);

• розпорядницькі (постанови, директиви, розпорядження, накази, вказівки, рішення, плани роботи);

• довідково-інформаційні (звіти, огляди, висновки, службові листи, телеграми, рапорти, доповідні та пояснювальні записки, протоколи, довідки тощо).

За останні роки в результаті інформатизації у сфері організаційного управління відбулися якісні зміни і в технології документування. У зв'язку з цим з'явився термін "автоматизоване документування", під

яким розуміється процес підготовки документа з використанням засобів комп'ютерної техніки.

Як показала практика експлуатації подібних систем, вони не можуть повністю розв'язати проблеми автоматизації роботи з документами. Вся справа в тому, що управлінські документи, які мають специфічні правила підготовки і оформлення, лишилися осторонь інформатизації управління. До причин такого становища можна віднести, з одного боку, обмежені можливості технічних засобів, а з другого — комплекс проблем, що виникає при взаємодії людини та машини. До цього можна додати й те, що принципово нові можливості комп'ютерних технологій спонукають переглянути теоретичні питання документології, проаналізувати логіку та закономірності документаціиних процесів. Це дасть змогу зробити певні висновки щодо наукового обґрунтування і прогнозування розвитку діловодства майбутнього.

З цією метою для розробки теоретичних основ і практичних шляхів удосконалення документів в окремих органах управління соціальними системами, їхніх підрозділах існує потреба формування спеціальних принципів організації документообігу. На цих принципах повинні розроблятися рекомендації щодо упорядкування документопотоків в умовах інформатизації та інших проблем документоведення. Це в свою чергу викликає потребу визначення удосконалення документообігу як функції управління соціальними системами з визначенням структури, яка її реалізовуватиме. Тобто потрібно визначити структурну одиницю в системі управління щодо вивчення проблем документування та діловодства. Це дасть можливість визначити шляхи розвитку та удосконалення документообігу в умовах інформатизації.

Це створює передумови формування окремого напряму у правовій інформатиці та інформаційному праві — комп'ютерної документології (або кібердокументології).