Взаємозв'язок документології і правової інформатики в організації інформаційно-аналітичного забезпечення управління соціальними системами

Сам процес створення документа складає таку функцію управління, як документування.

Документування — це відповідним чином упорядкована множина процесів щодо створення і опрацювання всіх документів, які існують у відповідній системі соціального управління.

Система документування припускає наявність певних форм і вимог не лише до створення та оформлення документа, а й до порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання. Такі норми на юридичному рівні закріплюються, в свою чергу, законодавчими, підзаконними і методичними нормативами.

В умовах інформатизації управління, коли дані, що мають ознаки документа, закладаються в пам'ять ЕОМ, стало можливим швидко отримати будь-яку частину інформації і в будь-яких її комбінаціях. Це

змінює правовий статус сутності категорії "документаційне забезпечення управління соціальними системами".

Документаційне забезпечення управління соціальними системами — це вид забезпечення, яке включає всю множину операцій отримання, опрацювання, зберігання, видачі та використання інформації у формі документів як її носіїв

Інформатизація документообігу включає весь комплекс робіт як до створення документів, так і робіт, пов'язаних із готовими документами, що надійшли іззовні до системи: отримання, розподіл, реєстрація, доставка, контроль за виконанням, довідкова робота, формування і зберігання справ (досьє), передархівне опрацювання документів. З інформатизацією технологічний ланцюг (послідовність) документообігу повинен оптимізуватися шляхом переведення паперових форм документів в електронну форму у вигляді комп'ютерної інформації.

Соціальний ефект досягається за рахунок підвищення виконавчої дисципліни співробітників апарату управління, оперативності складання та оформлення документів, що в цілому сприяє удосконаленню роботи управлінського апарату і підвищує якість управлінських рішень.

Головними завданнями в інформаційно-аналітичній діяльності є удосконалення форми документів:

а) при уніфікації — зменшення різноманітності документів за формою та правилами оформлення;

б) при стандартизації — формування і впровадження обов'язкової норми обмежень, що дає змогу відбирати найефективніші форми, правила зіставлення та оформлення документів і забезпечення їх подальшого застосування.

Важливим аспектом документології є визначення принципів стандартизації документів в умовах інформатизації. До принципів стандартизації документів відносяться:

• встановлення необхідної юридичної сили документів;

• комплексність стандартизації документів;

• стабільність вимог до документів;

• уніфікованість для опрацювання за допомогою засобів комп'ютерної техніки.Документи також забезпечують контрольну функцію управління — містять дані для обліку результатів діяльності органів управління соціальними системами. Це дає змогу об'єктивно оцінювати проведену ними роботу.

Із зазначеного можна дати таке узагальнене визначення категорії "управлінський документ".

Управлінський документ — це діловий акт, який виходить із повноважного органу управління чи від відповідної посадової особи про результати Ті діяльності.