Взаємозв'язок документології і правової інформатики в організації інформаційно-аналітичного забезпечення управління соціальними системами

Першою причиною, звичайно, є ускладнення функцій управління, динамічні зміни в системі та структурі органів управління соціальними системами. Це безпосередньо відображається на ускладненні діловодства та документообігу зростанням кількості документів і підвищенням вимог до їхнього складання, оформлення, операцій щодо опрацювання.

Другою причиною слід назвати масовість зайнятості роботою з документами працівників. Практично опрацюванням документів у будь-якому органі управління соціальною системою зайнятий весь персонал. Оволодіння засобами раціоналізації роботи з документами на основі здобутків інформатики скорочує час на їх складання і опрацювання, дає можливість працівникам приділяти більше уваги головним функціям за посадою.

Ми не поділяємо думки тих дослідників, які вважають, що діловодство, документообіг, документологія в апараті управління — це галузь занять допоміжного технічного персоналу. Працівник, незалежно від посади, мусить мати достатній мінімум знань щодо документологи про те, що вважається діловодством, документом, документообігом, щоб правильно орієнтуватися в необхідній інформації, правильно складати різні документи, оцінювати їхню юридичну силу тощо.

Але найважливіше — кожен працівник повинен бути готовим через документи вступити до діалогу з автоматизованою (комп'ютерною) інформаційною системою, опанувати комп'ютерні інформаційні технології "електронного офісу".

Третьою причиною є потреба забезпечення якості документів, їх правильного оформлення на машинних носіях. У зв'язку з цим практика управлінської діяльності перед інформатикою ставить завдання:

• неправильно оформлений документ не повинен проходити в автоматизовану базу даних;

• машинний контроль (тобто відповідна комп'ютерна програма контролю) повинен припинити подальшу роботу з неправильно оформленим документом;

• при необхідності автоматично повинно проводитися оповіщення виконавця про недоліки у формуванні документа.Ергономічні дослідження свідчать, що при ручному опрацюванні даних працівники часто фізично не в змозі проконтролювати правильність оформлення реквізитів документів. Це призводить нерідко до суттєвих помилок, які межують з порушенням законності чи є порушенням законності у діяльності відповідної структури соціального управління.

Четверта причина полягає в тому, що як загальні, так і спеціальні функції, права та обов'язки посадових осіб закріплюються в документах, які не можна розуміти чи використовувати довільно. Дотримання правил діловодства посилюється з його інформатизацією. Вона потре-

бує поглиблення гарантії використання тієї інформації, яка зафіксована в документах. Порушення правил діловодства в умовах чітко організованого машинного опрацювання інформації трапляється досить рідко, що, в свою чергу, підвищує якість управління.

П'ята причина полягає в тому, що машинне опрацювання документів не терпить "порожньої" інформації, яка не містить у собі розумового навантаження. Тим самим вже сама технологія машинного документування та документообігу підіймає на новий рівень якість документів, що готуються за допомогою комп'ютерних технологій.

Актуалізація впровадження нових інформаційних технологій у сферу операцій з документами в системі управління вказує на потребу розкриття основних понять предмета дослідження, що складає загальну передумову проблеми удосконалення роботи з документами.

У юридично-когнітологічному аспекті за допомогою природної чи штучної мови, технічних чи технологічних засобів інформація вважається як оформлений документ тоді, коли відомості розміщені у встановленому порядку, що, відповідно до чинного законодавства, має правове значення.

З погляду правової інформатики, в усіх випадках документ — це носій інформації або засіб закріплення інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Тобто документ передусім виконує інформаційну функцію, однак він також є і важливим засобом управлінської діяльності. Будь-яка соціальна діяльність відображається у множині документів. Певним чином вони пов'язані між собою і складають системи документації.