Роль правової інформатики в документології управлінської діяльності

• назва організації — розробника документа;

• її місцезнаходження чи поштова адреса; назва документа, дата виготовлення;

• код особи, відповідальної за правильність виготовлення документа на машинному носієві, а також код особи, яка уповноважена затверджувати документ.

Належність коду відповідальної особи мусить бути зареєстрована в організації, де створено документ. Оскільки код заміняє особистий підпис у документах, то потрібно виключити можливість використання кодів іншими особами. Таємність кодів підтримується їхньою змінністю, що здійснюється за ініціативою володаря коду чи програмним шляхом, тобто автоматично.

За допомогою коду не лише проставляється зміст документа, а й забезпечується автоматизований контроль можливості доступу тієї чи іншої особи до цієї інформації чи конкретного виду облікових даних.

Спроба несанкціонованого доступу до інформації в автоматизованих комп'ютерних системах повинна автоматично протоколюватися (фіксуватися), при цьому система її вводу і виводу повинна блокуватися (припиняється доступ до неї). Таким чином, автоматизований засіб авторизації цих первинних документів на машиночитаному носієві забезпечує захист від навмисного перекручення облікової інформації.

При організації автоматизованих робочих місць (АРМ) опрацювання первинних даних і вихідних форм обліку дещо спрощується. Якщо АРМи низових підрозділів пов'язані між собою, відповідальність за вірогідність інформації лежить на особі, яка реєструє облікові дані в місці їх формування, тобто у місцях створення та знищення інформації.Усі первинні облікові документи мають перевірятися за формою та змістом з одночасним контролем повноти і правильності оформлення таких документів, щоб не допустити їх втрати. В ході перевірки достовірності первинних облікових даних на машиночитаних носіях повинні виявлятися помилки, допущені як при документуванні та реєстрації, так і при передачі інформації, що міститься в документах на машинних носіях. Правильність переносу чи фіксування даних на машинному носієві мають контролюватися в комп'ютері за відповідним алгоритмом програмним шляхом, який забезпечує автоматичне висвітлення діагностичних повідомлень про можливі помилки. Після аналізу характеру цих повідомлень і оформлення виправлень первинна інформація також має корегуватися автоматизованим шляхом.

Важливо передбачити, щоб виправлення всіх помилок, виявлених при аналізі діагностичних повідомлень, було проведено до початку користування відповідною первинною обліковою інформацією і щоб внесені зміни були документально обґрунтовані, а за усунення помилок відповідали персонально конкретні особи.

Дотримання першої умови забезпечується тим, що паралельно з введенням первинних даних контролюється їхня достовірність. Усунення виявлених помилок документується оформленням коректурних довідок чи шляхом виписування додаткових первинних документів, які корегують показники помилкової інформації. Такі документи виписують посадові особи, зайняті документуванням названих операцій.

Помилки, що виникли при неправильному перенесенні даних із документів на машиночитаний носій, корегуються без виправлень у первинних документах. Якщо помилки є наслідком недоліків документального оформлення чи машиночитаний документ із неправильною інформацією створений одночасно з традиційним обліковим документом, коректуючі доповнення повинні підписуватися не лише персоналом, що їх готує, а й посадовими особами, які внесли виправлення, чи відповідальними за створення машиночитаного носія. Це підвищує відповідальність за якість вихідної інформації та забезпечує взаємний контроль їхньої достовірності.

В умовах інформатизації відомості з традиційних первинних документів корегуються так, щоб можна було прочитати виправлене число або знак. Величина корегування інформації на машинних носіях фіксується у відповідних електронних довідках. Персоналізація відповідності за усунення помилок і контроль правильності виправлень забезпечується так само, як і при складанні та контролі основної первинної документації.

Список використаної та рекомендованої літератури

1.Гайкович В. Ю., Першин А. Д. Безопасность электронных банковских систем. — М.: Единая Европа, 1994.