Роль правової інформатики в документології управлінської діяльності

Розглянуті проблеми підтверджують, що інформатизація діловодства і документообігу висуває жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію форм, проведення їх більш глибокої формалізації, урахування специфічних особливостей і можливостей технічних засобів.

Варто також зазначити, що найбільші складності при інформатизації виникають у розробці моделей інформаційного забезпечення і, зокрема, при створенні документації, яка забезпечує управлінську діяльність. Це пов'язане з тим, що переважна кількість документів створюється та опрацьовується традиційними методами, а із застосуванням

комп'ютерних технологій опрацьовується лише їх частина. У зв'язку з цим виникає потреба комплексно удосконалювати всі документи, що використовуються в управлінні соціальними системами.Удосконалення управлінських документів, що здійснюється головним чином шляхом уніфікації та стандартизації, не тільки знижує витрати та забезпечує наглядність документації, а й закріплює у вигляді нормативних вимог найвдаліші рішення, які враховують можливості засобів комп'ютерної техніки.

У документах фіксуються різні факти, події, явища, в них міститься різноманітна інформація, необхідна для організації ефективного функціонування органів управління соціальними системами (інформаційна функція документів).

Крім цього, документи виконують комунікативну функцію, тобто вони є засобом передачі інформації, зв'язку органів управління соціальними системами між собою і громадянами.

За допомогою пересилки документів через електронні засоби зв'язку (телекомунікації) інформацію, що міститься в них, можна передати на будь-яку відстань і будь-якій кількості користувачів.

Також слід пам'ятати, що документи є основним засобом офіційного та юридичного доказу дій, подій і станів, які мають значення для організації управління (правова функція). Так, у документах відображаються всі важливі дії органів управління та їхніх посадових осіб. За допомогою документів констатуються, відображаються події та дії, які мають юридичне значення для громадян і організацій.

Вказані аспекти документології, у тому числі чинники, пов'язані зі створенням документів, опрацюванням, розкриваються в термінології, яка слугує для означення нетрадиційних документів, що створюються при автоматизованому опрацюванні інформації. У вигляді терміноство-рюваних використовуються такі ознаки:

• орієнтація на певний вид опрацювання інформації (терміни "паперовий документ", "машиноорієнтований документ", "оперативний документ" "технічний документ" тощо);

• властивості застосовуваного носія запису ("документ на магнітній стрічці", "документ на дискеті" тощо);

• можливість використання для автоматичного введення інформації до ЕОМ ("машиночитаний документ").

Крім того, в документації виділяються групи документів, які умовно можна визначити такими, що призначені для сприйняття людиною (лю-диночитані), і документи, які призначені для сприйняття людиною та машиною (людино-машиночитані, комп'ютерні документи).

Варто зазначити, що традиційне поняття "комп'ютерний документ" чи "машиночитаний документ", як і категорія "комп'ютерна інформація", умовне. Ця умовність розуміється у тому значенні, що розвиток техніки робить доступними для безпосереднього введення до комп'ютера форм традиційних рукописних і машинописних документів, які вважаються поки що "людиночитаними".

Так звані людино-машиночитані документи, що займають проміжне становище між людиною і машиною, доступні і для людини, і для машини. В літературі все частіше такі документи вважаються "машиночи-таними" чи "електронними документами". Так, у сучасних термінологічних словниках з інформатики та обчислювальної техніки фіксується, що цей термін може застосовуватися до таких стандартних засобів введення інформації, як магнітна стрічка, дискета. Все частіше це поняття використовується стосовно документів, які можуть бути зчитаними електронно-цифровими оптичними зчитуючими пристроями (наприклад, сканерами).

На кожному документі та машинограмі повинні бути такі обов'язкові реквізити: