Роль правової інформатики в документології управлінської діяльності

Сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків інформації, їх мобільність, надлишок і водночас недостатність.

Альтернатива між ручним і машинним способами опрацювання інформації сьогодні зникла. Традиційні методи, що відрізняються високим ступенем емпіризму в цій галузі, себе вже не виправдовують. У зв'язку з цим виникла потреба докорінної перебудови документообігу, яка повинна йти в напрямі інтелектуалізації: зменшення малозмістовних і ліквідації часом безглуздих документів і процедур.

Головною перепоною для широкого впровадження комп'ютерних інформаційних технологій в документуванні управлінської діяльності є непристосованість більшості традиційних документів, статистичних та інших матеріалів до уніфікованого машинного опрацювання. У цьому випадку постають такі завдання перед правовою інформатикою:

• приведення управлінської інформації згідно з формалізованими моделями представлення відомостей до машинного опрацювання у формі комп'ютерної інформації;

• розробка спеціальних комп'ютерних програм (компіляторів) опрацювання статистичної інформації на різних рівнях управління соціальними системами;

• розробка програмних комплексів опрацювання та інтеграції різного роду документів, інформації, яка в них міститься.

Перехід до інформатизації документообігу в системі повинен супроводжуватися попереднім вирішенням ряду проблем.

1. Передусім потрібно упорядкувати велике різноманіття форм документів. В органах управління соціальними системами до недавнього часу застосовувалось понад 2000 форм документів. Це пов'язано з тим, що були відсутні юридичні обмеження чиновникам щодо створення нових форм документів. Форми, що застосовувались раніше, часто змінювалися в інтересах однієї організації доданням трафаретного тексту та опусканням реквізитів, які можна не заповнювати, а також змінювалась площа зон тощо.

Адже різна послідовність розташування реквізитів у документах викликає великі труднощі при перенесенні даних на машинні носії для наступного їх автоматизованого опрацювання.

2. Проблемою є і невпорядкованість термінології в документах, що перешкоджає підвищенню ефективності автоматизації опрацювання і пошуку даних, які містяться в документах. Водночас аналіз показує, що 70 % текстових варіантів управлінських документів належить до категорії типових. Це підвищує можливості застосування і типових, трафаретних форм документів.

3. Суттєвою проблемою є невідповідність форм і змісту окремих управлінських документів завданням, які потрібно вирішувати найбільш раціонально. Недостатня інформативність документів особливо проявляється при підготовці рішень традиційних завдань за допомогою комп'ютерних технологій, тоді як співробітники часто приймають рішення інтуїтивно (евристично) у зв'язку з неповною інформацією (ентропія).

4. Інформатизація опрацювання документів у системі соціального управління висуває свої вимоги до раціонального використання площі відображення документів (на паперових носіях, відеотерміналі тощо). Перевищення площі багатьох документів відбувається не тільки через перебільшення інформації, а й внаслідок нераціонального параметричного ряду застосовуваних форматів, завищених розмірів полів, великих незаповнених площин між групами реквізитів, відведених без розрахунку площин для розміщення окремих показників і реквізитів. На практиці це призводить при переведенні електронного документа на паперовий носій до щорічного перебільшення витрат паперу, використання великої кількості різноманітних папок, що збільшує потреби в площах для поточного і багаточасового зберігання документів, а головне: не повністю використовуються різні можливості електронних ресурсів.

5. Вимагає розв'язання і проблема недостатнього взаємозв'язку форм документів з технологією їх виготовлення та опрацювання із залученням комп'ютерних технічних засобів. Для введення інформації в АІС, автоматичного її накопичення і зберігання застосовуються машинні носії інформації. Застосування різноманітних форматів записів на них ускладнює обмін інформацією між різними органами управління соціальними системами.