Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу в організаціях і установах

п’ята — дату передачі рядка-запису про цей документ до архіву (графа 15).

Відповіді на поставлені в вихідних документах питання формуються, як правило, на бланках текстів-заготовок, які розміщуються в установленому порядку в бібліотеці описаних бланків текстів-заготовок BIBTEX.

Технологія ведення електронного журналу реєстрації вхідних документів на ПЕОМ-реєстраторі здійснюється у вісім етапів.

Перший етап. Документ надходить до канцелярії установи через підприємство зв’язку (пошту) на паперовому носії, через елек¬тронну пошту на ПЕОМ, факс тощо. Реєстратор викликає на екран ПЕОМ зазначену форму журналу і за допомогою клавіатури заповнює в ньому першу зону (дані про документ, що надійшов до установи — графи 1–8). Одночасно проставляє вхідні номери й дату надходження на цих документах.

Другий етап. Зареєстровані таким чином документи передаються керівникові-розпоряднику, який визначає виконавця та встановлює директивні строки виконання того чи іншого документа. Звичайно про це позначка в журналі не проставляється.

Третій етап. На основі резолюцій розпорядника реєстратор за допомогою клавіатури записує до журналу імена виконавців і строки виконання (графи 9–11).

Четвертий етап. Інформація про документи, виконавців і директивний строк виконання, що є в цьому електронному журналі, потім програмно, по мережі передається до таблиці контролюючої інформації (зона об’єкта інформації, графи 5–9), що є на ПЕОМ- реєстраторі, по кожному, що зазначено, виконавцю.

Формування цієї таблиці потрібне для дальшого контролю та інформування менеджерів вищого рівня про виконавчу дисципліну менеджерів персоналу.

П’ятий етап. Інформація про виконавців і об’єкти інформації, яка щойно зафіксована в таблиці контролюючої інформації (див. четвертий етап), по мережі програмно передається рядками, тобто по виконавцях (графи 1–9 таблиці) на ПЕОМ тих виконавців, яких це стосується. Водночас передаються (кур’єрським чи іншим способом) документи для виконання.

Шостий етап. Виконані документи з варіантами відповіді виконавця передаються до канцелярії (до ПЕОМ- реєстратора), на основі чого заповнюється графа 12 журналу, а потім і графа 10 таблиці. Варіанти відповіді розглядаються, вибирається остаточний, який і оформлюється як відповідь.

Сьомий етап. На документі-відповіді позначається дата і вихідний номер, а потім установленим порядком (поштою, електронною поштою тощо) цей документ надсилається за призначенням. Водночас в електронному журналі заповнюються графи 13 і 14.Восьмий етап. Записаний рядок в електронному журналі (графи 1–14), який стосується документа, що виконаний, передається до архіву, про що робиться відповідний запис у графі цього журналу.

Таблиця контролюючої інформації представляється спеціальним масивом контролюючої інформації KONTRI. Структура цього масиву включає два блоки і має такий вигляд:

Блок 1.

Хто виконавець:

код ПЕОМ;

структурний підрозділ;

посада;