Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу в організаціях і установах

1. Особливості організації системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу

На об’єктах управління, які належать до інших, крім виробничих структур, предметні області, що характеризують стан і дії персоналу в організаціях і установах, мають схожості як у структурі, так і в показниках. Тому й процеси збирання та обробки даних про ці предметні області в багатьох випадках ідентичні. До них належить і формування змінних графіків виходів на роботу (в тих організаціях і установах, де практикується позмінна праця); і дані про використання робочого часу та порушення працівниками тру¬дової дисципліни; штатну чисельність та її укомплектованість; наявність і рух працівників; якісний склад керівного персоналу; навчання в закладах освіти та підвищення кваліфікації працівників; відпустки працівників; пільги працівникам; відношення працівників до військової служби; соціально-побутові умови працівників; заробітна плата працівників тощо.

Зрозуміло, якщо в цих організаціях і установах відсутнє виробництво, не застосовуються в них норми виробітку, не потрібні дані про їх виконання, то й не використовуються ці об’єкти інформації. Дещо по-іншому визначається і планова чисельність працівників.

Крім того, в деяких організаціях та установах використовуються специфічні роботи, пов’язані з їхньою діяльністю, і на ці роботи повинні впливати менеджери персоналу. А це означає, що з’являються нові об’єкти інформації. Інформування менеджерів про ці процеси можна здійснювати за аналогією з тими об’єктами, які вже розглянуті в п. 7.3. Але коли аналогії не існує, то потрібно розробляти новий механізм об’єктивного інформування.

А це означає, що вихідні форми про ці об’єкти інформації на різних об’єктах управління цієї сфери формуються на основі аналогічних інформаційних масивів і за єдиною (в основному) методикою, що і на виробничих підприємствах.

Таким чином, щоб виконувати надані повноваження, функціональні права і посадові обов’язки, менеджери персоналу можуть одержати всю об’єктивно необхідну їм інформацію про персонал за тими самими методиками, що й на підприємстві (див. п. 7.3). Тому інформаційна база в основному аналогічна тій, що розглянута в п. 7.2, за винятком того, що описано нижче.

Проте, це один бік справи. Менеджери персоналу таких організацій і установ набагато більше ніж їхні колеги-виробники мають справу з різного роду розпорядженнями, службовими документами, листами від громадян тощо (далі документи), що над¬ходять як від вищих за підпорядкуванням установ, органів місцевого самоврядування тощо, а також від організацій-партнерів (юридичних) і громадян (фізичних осіб), так і внутрішні документи. А ці документи треба обліковувати, виконувати, а в ряді випадків і давати на них відповідь. Це інший бік справи і він стосується виконавчої дисципліни менеджерів і фахівців різних рівнів, тому й контроль за нею надто високий.

Організацію обліку і роботи над такими документами, а також контроль за її виконанням здійснює система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту за допомогою спеціального її механізму — контролюючої інформації.

Контролююча інформація — це така інформація, яка за допомогою ознаки директивного строку виконання здійснює автоматизований контроль за строками розглядання (виконання) менеджерами персоналу наданих їм для обробки й реагування службових документів, листів тощо.

Ця контролююча інформація формується реєстратором (секретарем, у канцелярії тощо) на ПЕОМ-реєстраторі в спеціальну таблицю контролюючої інформації виконавчої дисципліни менеджерів і фахівців по установі в цілому (табл. 1).

Зазначена таблиця динамічна в її наповненні і включає дві зони:

хто виконавці;

об’єкти інформації.

Таблиця 1

Таблиця контролюючої інформації виконавчої дисципліни менеджерів і фахівців по установі в цілому на ________ рік