Організація системи інформаційного забезпечення менеджменту персоналу в організаціях і установах

Хто виконавець — це зона, що включає графи 1–4 і яка формується заздалегідь (наперед). За своєю структурою вона ідентична зоні кому надавати інформацію, яка наведена в таблиці регламентуючої інформації (див. п. 5.2) і містить показники, що характеризують виконавців-менеджерів і фахівців усіх рівнів, яких стосується ця справа.

Зазначимо, що в цьому переліку менеджери персоналу, за необхідності чи для зручного використання, можуть скласти окрему групу. І ще. Коли менеджер персоналу використовує ПЕОМ як особисте АРМ, то графи цієї зони таблиці «структурний підрозділ», «посада», «прізвище та ініціали» можна не заповнювати — вони в даному разі будуть не потрібні. Роль адресата-виконавця виконуватиме код його ПЕОМ.

Джерелом інформації для цієї зони буде штатний розпис організації чи установи (масив аналогічної назви SHTAT) і таблиця спеціальних кодів ПЕОМ, які закріплені за менеджерами-виконавцями і фахівцями всіх рівнів по організації чи установі в цілому.Об’єкт інформації — це специфічна зона цієї таблиці (графи 5–9) (формується в міру надходження документа), яка заповнюється програмно, на основі даних електронного журналу (табл. 8.2) — граф 1, 4, 8, 10 і 11 в рядку таблиці, що стосується виконавця, зазначеного в графі 9 журналу, і характеризує документ, що надійшов до установи, виконавця і директивний строк його виконання (підготовки відповідей) зазначених документів. Зона таблиці (графи 5–9) заповнюється в рядку проти кожного виконавця (графи 1–4) лише тоді, коли йому передається відповідний документ для підготовки варіантів відповіді на поставлені питання. Після підготовки варіантів відповіді і передачі їх за призначенням, графа 10 таблиці заповнюється тоді, коли заповнюється аналогічна графа 12 електронного журналу.

Як бачимо, таблиця контролюючої інформації формується на ПЕОМ у три етапи:

зона хто виконавець (графи 1–4) формується (заповнюється) наперед на основі відібраних даних штатного розпису чи масиву аналогічної назви;

частина зони об’єкта інформації (графи 5–9) заповнюється в міру надходження документа, визначення виконавця та реєстрації їх в електронному журналі. Заповнюється програмно;

остання частина зони об’єкта інформації (графа 10) заповнюється програмно за даними графи 12 електронного журналу.

Фрагменти (відповідні рядки цієї таблиці, які стосуються того чи іншого виконавця) цієї таблиці формуються на ПЕОМ виконавця в міру необхідності й зберігаються до установленого терміну (наприклад, квартал або рік).

Джерелом інформації для цієї зони таблиці, як уже зазначалося, є електронний журнал реєстрації вхідних документів і листів, які надходять до установи (табл. 2). Журнал заповнюється реєстратором, наприклад, завідувачем канцелярії на ПЕОМ-реєстраторі (тобто на ПЕОМ, яка призначена для реєстрації пошти, що надходить до установи), або іншою посадовою особою (оператором абощо).

Таблиця 2

Електронний журнал реєстрації вхідних документів

і листів, які надходять до установи на _______ рік

Структура цього журналу включає п’ять зон:

перша зона характеризує документ, який надійшов до установи (графи 1–8);

друга — виконавця, який повинен підготувати варіанти відповіді, і директивний строк виконання (графи 9–11);

третя — дату фактичної підготовки варіантів відповіді (графа 12);

четверта — дату і вихідний номер документа, відправленого за призначенням (графи 13, 14);