Методи і технологія інформаційного забезпечення менеджменту
Відповідно до зазначених строків і відбувається автоматизоване інформування менеджерів або фахівців по тому чи іншому об’єкту про що нагадує ПЕОМ даного користувача.Суть автоматизованого інформування полягає в тому, що оператор щодня формує меню-підказку, в якій зазначається код ПЕОМ (кому), дата і час (коли), об’єкт інформації (про що), а інколи й ідентифікатори масивів, у яких містяться необхідні для інформування дані. В зазначений час установленим порядком формується вихідна форма з результатною інформацією, яка і надсилається користувачеві на екран його ПЕОМ або на інший носій — це зазначено в графі вид носія — спеціального масиву REGLAMI.
Режим консультацій пов’язаний з діалоговим режимом і залежить від ряду факторів, у тому числі і від дій користувача.
Менеджерам у разі необхідності може надаватись інформація в режимі консультацій — на екран ПЕОМ у діалоговому режимі, тобто за запитанням користувача, і в змішаному режимі, тобто коли послідовно використовуються зазначені вище режими. Необхідність отримання відповідної інформації цим режимом постає тоді, коли менеджер має приймати рішення, для якого бракує одержаної за графіком (або іншим способом) інформації. Це не лише інформація, що характеризує стан того чи того ресурсу чи процеси, які відбуваються на об’єкті управління (база даних загального призначення BADON), а й інформація — міркування експертів з даного питання (база даних недокументованої інформації BADANІ), а також пошук подібної ситуації і варіанта прийнятого раніше подібного рішення, які містяться в спеціальній базі конкретних ситуацій BADASІ.
Іншими словами, в менеджера у ряді випадків виникає проблема, яку треба негайно вирішити — прийняти відповідне управлінське рішення, але він не знає яке. Необхідна «підказка». В цьому разі менеджер звертається (режим діалогу) за додатковою інформацією до центральної ПЕОМ, а потім, коли необхідно, й до консультантів на їхні ПЕОМ. Коли рішення так і не вдалося прийняти, він звертається до центральної бази, що має набори різних конкретних ситуацій з готовими варіантами прийнятих рішень BADASI. Задані за допомогою спеціального меню відповідні ключові слова виведуть на екран ПЕОМ необхідну «підказку».
Ці конкретні управлінські ситуації збираються і записуються в пам’ять ПЕОМ при обміні досвідом керівників, зі спеціальної літератури тощо. Ознайомлення менеджера зі схожими (що виникли на даному об’єкті) ситуаціями та прийнятими по них рішеннями буде саме тією «підказкою», яка допоможе подолати «свою» проблему.
Технологія обробки інформації для вироблення і прийняття управлінських рішень у різних варіантах відбувається за такою послідовністю.
Перший блок спочатку викликає на екран з бібліотеки описаних форм документів BIBFORV необхідну (її номер є в масиві REGLAMI в графі номер форми) вихідну форму.
Другий блок вибирає з бази необхідні інформаційні масиви, що відносяться до даного об’єкта інформації, з відповідними плановими (нормативними тощо) і фактичними показниками, а потім за кожною позицією елемента об’єкта інформації зрівнює їх і визначає величину відхилень у натуральних, а тоді й у відносних величинах.
Третій блок обирає з одержаних раніше (другий блок) результатів лише ті записи (рядки), в яких є відхилення. Ці відхилення (у відносних величинах), з урахуванням коду об’єкта інформації, зрівнюються з відповідними величинами — критеріями втручан-ня, які є в масиві-диспетчері регламентуючої інформації REGLAMІ. У процесі виконання цієї процедури визначається код ПЕОМ (а за необхідності, ще й структурний підрозділ, посада та ім’я керівника), номер відповідної форми вихідного документа та інші дані.
Четвертий блок формує на екрані ПЕОМ вихідну форму, одержану з масиву бібліотеки описаних форм вихідних документів BІBFORV, і заповнює її даними про відхилення, водночас і (при наявності довідкового масиву OBUPR) розшифровуючи назви об’єктів управління.
Коли одержане в такий спосіб вихідне повідомлення на екрані ПЕОМ задовольняє менеджера (п’ятий блок), то він його аналізує, а потім приймає відповідне управлінське рішення з даної проблеми й передає його на виконання (шостий блок).
У разі, коли менеджер не зміг прийняти відповідного рішення (не повні чи застарілі дані, з цієї проблеми треба знати думки консультантів або експертів тощо), він робить запит (сьомий блок) на одержання додаткових повідомлень через звернення до консультантів або експертів.
Нові вихідні повідомлення формуються на екрані ПЕОМ менеджера. На їх основі виконуються (восьмий і дев’ятий блоки) такі самі операції, що й п’ятим, і шостим блоками.