Методи і технологія інформаційного забезпечення менеджменту

Надання користувачеві вихідної (результатної) інформації на екран його ПЕОМ має переваги перед іншими методами тому, що:

передача значної інформації здійснюється при автоматичному режимі від однієї ПЕОМ-передавача до іншої ПЕОМ-приймача;

така передача здійснюється оперативно чи в ритмі виробництва, тобто зараз же, як тільки сформувалася вихідна інформація на ПЕОМ-передавача;

одержана таким методом вихідна інформація користувачем придатна для негайного використання без додаткових витрат і часу.

Ось чому цей метод і є основним із забезпечення користувача об’єктивно необхідною вихідною інформацією.Відомо, що економічна інформація, яка використовується здебільшого при виробленні та прийнятті управлінських рішень — це інформація переважно цифрова, угрупована за різними ознаками. Тому фактичні та інші дані, які надходять менеджерам і фахівцям на екран ПЕОМ або у вигляді документограми, згідно з регламентуючою інформацією, розміщуються у наперед розроблених та узгоджених з кожним користувачем таких видах типових форм. Одні форми відомостей містять повний (форма з повною структурою), інші — неповний, у вигляді відхилень (форма з короткою структурою) набір інформації. Довідкова інформація надходить користувачам у довільній формі, до якої входять усі необхідні показники.

Кожна форма має свій номер і «шапку», яка містить таку інформацію: кому вона призначена (наприклад, код ПЕОМ — 001, директорові такої-то установи Степанові Степановичу Степаненкові); назва відомостей та об’єкта інформації; код і назва структурного підрозділу чи установи в цілому; дата й час або період, за який надається інформація. У тому разі, коли відомості мають накопичувальний характер (наприклад, за зміну, тиждень, з по¬чатку місяця тощо), а дані видаються в їх порівнянні, ознака «період» може заноситися як відповідна графа форми.

До форми з повною структурою, наприклад, відомості про виконання плану випуску готових виробів збиральним цехом за таке-то число, включаються графи: елементи об’єкта інформації — код і назва виробу, одиниця вимірювання (графа 1); показники випуску планової (графа 2) і фактичної (графа 3) продукції; відхилення: натуральний показник (кількість — графа 4), відносний показник (%, графа 5); показники браку: вид браку (графа 6), кількість (графа 7), причина (графа 8), винуватець (графа 9) браку. До зазначеної відомості включаються, як правило, всі елементи (позиції, номенклатури тощо) об’єкта управління, в яких є назви, нормативно-планові та фактичні показники, незалежно від того є за цими позиціями відхилення чи немає.

Як бачимо, у формі є елементи аналізу виконання планових показників, а також показники, що характеризують причини й винуватців цього невиконання. Такий набір показників значно полегшить прийняття відповідного рішення. Проте, як було зазначено раніше, в цій формі є ряд показників, які не несуть ко¬рисної інформації (показники випуску — графи 2 і 3), оскільки похідна від них інформація (показники відхилення — графа 4 і графа 5) корисніша і має елементи аналізу. Тому в більшості випадків такі відомості передаються менеджерові у формі з короткою структурою: в ній відсутні графи 2 і 3. Крім того, до цієї форми не включаються такі елементи об’єкта інформації, в яких відсутні показники відхилень (графи 4 і 5). Це значно скорочує перелік об’єктів і зменшує обсяг показників, що аналізуються.

Довідкова відомість передається на екран ПЕОМ користувача в довільній формі. Вона використовується в тих випадках, коли менеджерові чи фахівцеві передаються довідкові дані, які від¬дзеркалюють фактично проведені операції, стан того чи того об’єкта, наявність документа тощо. Це стосується і так званої ділової інформації, до якої належать службові документи, пов’язані з діловодством, законодавчими, нормативними та іншими актами, ринковими відносинами, що характеризують зовнішні обставини тощо.

Тож розглянуті методи й види форм об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту повністю задовольняють вимоги менеджерів і фахівців під час виконання ними своїх функціональних обов’язків і здійсненні посадових прав. Зазначена система значно поліпшить рівень управління і підвищить якість прийнятих управлінських рішень.

2. Технологія інформаційного забезпечення менеджменту

Як уже зазначалося, регламентуюча інформація, зафіксована в спеціальнім масиві REGLAMI, є своєрідним механізмом — диспетчером при виборі і надсиланні об’єктивно необхідної інформації менеджерам і фахівцям різних рівнів. Тобто за допомогою регламентуючої інформації здійснюється всебічне оперативне інформування користувачів необхідною інформацією. Тому ство¬рення (відповідно до цього) раціональної технології, при якій необхідна інформація доставлялася б користувачам у ритмі виробництва, має велике значення.