Методи і технологія інформаційного забезпечення менеджменту

Технологія, що застосовується при інформуванні менеджерів і фахівців різних рівнів у ритмі виробництва, включає три режими:

автоматичний;

автоматизований;

консультацій.

При цьому мається на увазі, що оперативне збирання первинної інформації на місцях її масового виникнення здійснюється за допомогою ПЕОМ, що використовуються як АРМ користувачів і які об’єднані локальною мережею з центральною ЕОМ.

Розглянемо коротко суть цих режимів інформування менеджерів і фахівців різних рівнів.Автоматичний режим інформування. При цьому режимі об’єктивна інформація автоматично надходить на екран ПЕОМ того чи того менеджера згідно з ознакою критерії втручання. Тому цей режим технології базується на таких передумовах. У спеціальному масиві регламентуючої інформації REGLAMI, який виконує роль диспетчера, тобто направляє користувачам вихідні форми з результатною інформацією, є показник критерії втручання. Цей показник виражає в % відношенні величину можливого відхилення фактичних показників від планових, договірних, нормативних тощо і встановлюється за тим чи іншим об’єктом інформації для кожного менеджера з урахуванням його рангу і міри відповідальності. В залежності від величини можливого відхилення він і визначає вихід на той код ПЕОМ, що закріплена за тим чи іншим користувачем і який несе відповідальність у рамках зазначеної величини відхилень.

Процес інформування відбувається так. Як тільки величина (%) дійсного відхилення по даному об’єкту інформації збігається з величиною можливого відхилення (ознака критерії втручання), що є компетенцією того чи того менеджера, то вихідні дані з результатною інформацією цього об’єкта передаються на екран ПЕОМ менеджера того рівня, до повноважень якого входить вироблення і прийняття управлінських рішень у рамках цих відхилень.

Розглянемо процес автоматичного інформування на прикладі оперативного контролю за ходом виробництва при виконанні планових завдань зі складання готових виробів.

У процесі виробництва оператор (майстер, бригадир та ін.) задає на ПЕОМ необхідний об’єкт інформації, після чого на екрані з’являється взята з бібліотеки описаних форм документів BIBFORV вихідна форма за повною (саме за повною) структурою, номер якої (можливо, з короткою структурою) зазначено в графі номер форми масиву REGLAMI. В даному випадку вихідна форма має назву «Відомість про виконання плану випуску готових виробів збиральним цехом за таке-то число» (див. п. 6.1). В цій формі по кожному рядку (коду чи назві готового виробу, графа 1) визначається величина дійсного відхилення (%, графа 5) фактичного показника (графа 3) від планового (графа 2). Ця величина потім порівнюється з величинами можливого відхилення, зазначеними в графі даного об’єкта інформації масиву REGLAMI. Коли величини дійсного і можливого відхилення збігаються, це є ознакою того, що вихідна форма з результатною інформацією буде надіслана на екран ПЕОМ менеджера того рангу, якому повноваження дозволяють приймати управлінське рішення в даному випадку за даним об’єктом інформації.

У тому разі, коли користувачеві потрібно видати на екран його ПЕОМ вихідну форму не з повною, а з короткою структурою, здійснюється процедура переформування («редагування») першої форми на другу: рядки, в яких відсутні відхилення (графи 4 і 5), із форми з повною структурою виключаються (ця інформація користувачеві просто не потрібна — вона не буде використовуватися при виробленні та прийнятті рішень); виключаються також графи з плановими (графа 2) і фактичними (графа 3) показниками. В результаті програмного редагування вихідної форми з повною структурою, форма з короткою структурою стає справді короткою за обсягами інформації (менше рядків і граф) і зручною для використання.

Автоматизований режим інформування. Цей режим технології базується на таких передумовах. У спеціальному масиві регламентуючої інформації REGLAMI замість ознаки критерії втручання використовується ознака в який строк, що характеризує графік інформування того чи того менеджера чи фахівця з того чи іншого об’єкта інформації.

У згаданому графіку, який узгоджується з кожним менеджером по кожному об’єкту інформації, зазначаються інтервали часу чи конкретні години, в які відповідна інформація передаватиметься на екран ПЕОМ конкретного користувача. Про такий графік необхідно, як правило, нагадувати (через ПЕОМ) менеджерам і фахівцям для того, щоб вони у зазначені години були на своїх робочих місцях, тобто біля екранів ПЕОМ. На практиці, в умовах ручного збирання й обробки інформації, таким самим способом установлювалися години диспетчерських нарад або так званих «п’ятихвилинок». Коли буде прийнятий порядок автоматизованого надходження інформації менеджерам і фахівцям за графіком, то про це робиться відповідна позначка в графі «в який строк» таблиці регламентуючої інформації навпроти тих керівників і в зоні тих об’єктів інформації, яких це стосується.