Сучасна система контролю. Лідерство і управління
1. Сучасна система контролю
Контроль — багатоаспектне поняття.
Контроль — це обов'язкова функція менеджменту, є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв'язуючої ланки між керуючою і керованою системами. Якщо відмежуватись від конкретної сфери контролю, то суть його полягає в замірах і аналізі проходження та здійснення певних операцій, пов'язаних з реалізацією планів та програм, вико¬ристанні одержуваної інформації для коригуючих дій.
Суб'єктами контролю виступають державні, відомчі органи, громадські організації, колективні і колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарат підприємств та об'єднань.
Об'єктами контролю є: місії, цілі і стратегії, процеси, функції і завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці.
Правильна постановка контролю вимагає дотримання діа¬лектичної єдності трьох його стадій: установлення фактів, критична їх оцінка, розробка заходів впливу на керований об'єкт у потрібному напрямку.
Контроль є необхідним в силу тих обставин, що на керо¬ваний об'єкт завжди діють збурювальні фактори (несприят¬ливі погодні умови, несвоєчасна постановка комплектуючих агрегатів, запасних частин, зміна кон'юнктури ринку та ін.), і виникає потреба мати оцінну інформацію, щоб адекватним чином відреагувати на нову ситуацію. Контроль здійснюється з метою досягнення узгодженості і синхронізації зусиль виконавців, виявлення суперечливих тенденцій і протиріч у їх діяльності. Контроль проводиться за дотриманням законності при здійсненні господарських операцій, певних правил і регламентів діяльності, а також нормативів витрачання коштів, сировини і матеріалів. Тому контроль виконує важливу виховну функцію, а також профілактичну і захисну функції, сприяє збереженню власності, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконавчої і трудової дисципліни.
У менеджменті функціонують різні системи контролю, головними з яких є: фінансовий контроль, бюджетний (кошторисний) контроль, контроль якості, контроль товарно-матеріальних запасів, операційний менеджмент, інформаційні системи, які базуються на комп'ютерах. (Рис.1.).
У зв'язку з тим, що мета систем контролю полягає у підвищенні ймовірності досягнення організаційних цілей та стандартів, менеджери використовують системи контролю для того, щоб їх плани діяльності мали успіх. Наприклад, система фінансового контролю допомагає менеджерам слідкувати за фінансовою діяльністю підприємства, тобто виясняти, чи одержує воно прибуток і чи бере багато в борг. Системи бюджетного контролю допомагають менеджерам різних рівнів порівнювати доходи та витрати, пов'язані з різноманітною підприємницькою діяльністю, з тими, що були заплановані. Системи контролю якості забезпечують менеджерів інформацією для оцінки якості продуктів (послуг) та визначення їх конкурентоздатності. Системи контролю товарно-матеріаль¬них засобів повинні гарантувати, що необхідна кількість сировини є в наявності, коли потрібно, і в той же час витрати на зберігання зведені до мінімуму. Управління виробничими операціями включає контроль за процесами, пов'язаними з фактичним виробництвом товарів чи послуг. Нарешті, комп'ютерне орієнтовані інформаційні системи використо¬вуються все більше, щоб розвивати високу оперативність у здійсненні контролю і реагуванні менеджерів на ситуацію відповідно до одержаної інформації.
На практиці системи контролю мають тенденцію зміню¬ватись в залежності від ступеня використання їх на різних рівнях управління. Наприклад, системи фінансового контро¬лю є первинним контрольним механізмом, який використо¬вується менеджерами найвищого рангу, тому що такі системи відносяться до загального фінансового здоров'я організації. Менеджери середнього рангу також зацікавлені в контролю¬ванні фінансових справ тому, що вони мають вплив на їх поле діяльності.
Рис.1. Головні системи контролю.
З іншого боку, менеджери середнього і нижчого рангів головним чином використовують бюджетний контроль, оскільки їх робота полягає у тому, щоб управляти організа¬ційною діяльністю так, щоб різноманітні бюджети були вико¬нані і не було перевитрат. Однак менеджери високого рангу мають можливість контролювати загальне дотримування бюджету, а також те, як реальний бюджет відрізняється від запланованого, коли це торкається якості, хоча цей контроль в основному знаходиться в руках менеджерів нижчого рангу, і вони є тими, хто працює на рівні, де безпосередньо вироб¬ляється продукція і де кожне їх рішення впливає на якість продукції та послуг. Менеджери середнього та вищого рангів можуть також бути зацікавлені в одержанні інформації про те, в яких напрямках змінюється якість, хоча вони приймають меншу участь у вирішенні безпосереднього процесу вироб¬ництва. Таким чином, контроль товарно-матеріальних засобів входить в обов'язки менеджерів нижчого та середнього рангів, хоча вищий менеджер може використовувати деякі показники для оцінки витрат.Кожна система контролю акцентує увагу на різних питаннях в залежності від того, наскільки важливий контроль до, під час або після процесу виробництва продукції чи надання послуги. Фінансові системи контролю мають тенден¬цію проводити контроль по закінченню виробництва, тому що дані про фінансовий стан підприємства оцінюються і сумуються в кінці повного звітного періоду. Хоча це дуже пізно для того, щоб вносити зміни в певний процес, ці дані можуть бути корисними для корекції планів, яка, в свою чергу, буде впливати на результати діяльності майбутніх періодів. Навпаки, контроль бюджету частіше здійснюється під час процесу виробництва, тому що він використовується для регулювання робіт, які ще знаходяться в процесі виконання. Це необхідно для того, щоб запланований рівень бюджету був виконаний. Якщо бюджет розглядається в кінці певного періоду року, бюджетний контроль стає більш схожим на контроль, який здійснюється після того, як виробничий процес завершився. А що стосується контролю якості, то він має бути поточним тому, що він проводиться під час фактичного виробництва для того, щоб визначити, чи задовольняє продукт або послуга вимогам стандартів якості. Якщо контроль не зроблено під час виробництва, коли матеріали можуть бути допущені до виробництва, або не допущені, якщо вони браковані, він буде входити до категорії перевірок, які проводяться після завершення виробничого процесу. Контроль товарно-матеріальних запасів, головним чином, є контролем, який проводиться до початку виробни¬чого процесу, тому він дає гарантію, що матеріали і продукти будуть в наявності, коли вони будуть потрібні.