Організація програми, підходи до організації програми

У деяких програмах система комунікації допускається розсилання величезної кількості інформації всім учасникам програми. Надлишкові обсяги інформації ведуть в результаті до зниження інформованості учасників програми. Аналогічно наради, у яких бере участь занадто багато співробітників, перестають бути ефективними.

Розглядаючи проблему організації комунікації усередині програми, менеджер програми повинен:

• забезпечувати учасників програми лише необхідною для них інформацією в необхідний час:

• визначати канали комунікації заздалегідь;

• строго контролювати ефективність інформаційних каналів;

• надавати інформацію в оптимальній формі (узагальнені звіти, графіки, таблиці).

Програми виконуються нерідко постійною командою виконавців, що працює в рамках програми від початку і до кінця. У такому випадку менеджер програми обмежений у можливості регулювати кількість ресурсів у залежності від стадії життєвого циклу її обсягу робіт, не може залучити найбільше кваліфікованих фахівців для специфічних видів робіт.

Організація програми повинна залучати різні ресурси неї різних стадіях розробки програми у відповідності з наступними трьома принципами:

• забезпечувати найбільш кваліфікованими дія дамою виду робіт фахівцями.

• забезпечувати точним описом завдання для залучених фахівців.

• залучати виконавців у команду програми тільки на період, коли їхня кваліфікація необхідна.

Програми звичайно є складовою частиною діяльності більш великих організаційних структур. Результати організації програм спрямовані організацій-замовників. Виконання програми може здійснюватися в рамках одній чи декількох організацій. Таким чином, організаційна структура програми визначається як її цілями і змістом робіт так і структурами організацій, що беруть участь у програмі.

У будь-якому випадку концепція й організаційна структура програми повинні бути погоджені зі стратегічним планом розвитку організації і структурою організації виробництва.

В організаційній структурі програми можуть бути виділені три основних рівні:

• на концептуальному рівні: визначаються основні принципи взаємодії визначаються основні принципи взаємодії і роз'яснюється ступінь участі різних учасників програми; встановлюються взаємодії на рівні організацій, відділів і менеджменту;

• на рівні стратегії: визначається відповідальність за досягнення ключових подій, організаційними елементами можуть бути організації, відділи, ключові менеджери;

• на рівні виконання робіт: визначається відповідальність за виконання окремих робіт, призначаються виконавці і підтримуючі ресурси.

Управлінські рішення, прийняті на різних рівнях програми, вимагають участі менеджменту і виконавців, що займають відповідні ступені в організаційній структурі організації.На рівні концептуального планування й управління програми основну роль відіграють менеджери вищої ланки організації, що приймають рішення щодо цілей і пріоритетів програм, обсягів фінансування і ресурсного забезпечення. Даний рівень менеджменту відіграє ключову роль на передінвестиційній стадії програми, коли приймаються рішення щодо програми в цілому.