Організація програми, підходи до організації програми

1. Організація програми.

Як показано раніше, планування забезпечує учасникам програми розуміння цілей та опис робіт, які повинні бути виконані, створює основу для розподілу робіт між учасниками програми і призначення ресурсів.

Інакше кажучи план програми забезпечує структуру для організації робіт з її організації. Мета організації менеджменту програмою включає:

• забезпечення взаємодії;

• поділ ролей і відповідальності;

• визначення відповідальності за прийняття рішень;

• забезпечення ефективного розподілу інформації;

• забезпечення гнучкості використання ресурсів. Для забезпечення ефективної взаємодії необхідно:

• забезпечити взаємодію між менеджером проекту і функціональним менеджментом;

• встановити правила формальної взаємодії між учасниками програмі, Лінійні менеджери повинні забезпечувати програму ресурсами відповідно

до життєвого циклу таким чином, щоб менеджер програми може бути впевнений у доступності необхідних ресурсів. У рамках програми взаємодіють різні організації й окремі виконавці:

• внутрішні і зовнішні користувачі результатів програми;

• внутрішні і зовнішні постачальники ресурсів;

• внутрішні функціональні відділи, наприклад, бухгалтерія і т.д.

Для забезпечення ефективної взаємодії повинно бути чітко визначено:

• хто повинен приймати рішення;

• хто виконує ту чи іншу роботу:

• хто несе відповідальність за управлінські функції:

• хто одержує інформацію.

Рівні відповідальності і влади повинні бути чітко визначені не тільки для постійних членів програми, але її для виконавців чи організацій, що підтримують програму на окремих стадіях.

Організація програми включає визначення ключових фахівців, відповідальних за ухвалення рішення. Організаційна структура команди (колективу), що виконує програма, повинна передбачати можливість розподілу функцій прийняття рішень відповідно до їхньої природи (наприклад, технічні рішення приймаються технічними фахівцями). Відповідальність за ухвалення рішення повинна, в міру можливості, покладатися і на потенційних користувачів результатів програми.