Ефективність комунікацій в системі менеджменту

-ведення бюджету кредиторської заборгованості (місячний бюджет кредиторської заборгованості подається у відділ служби економіки кожних десять днів, а квартальний бюджет — до двадцятого числа останнього місяця в кварталі);

-подання даних про поступлення платежів на розрахунковий рахунок комерційній службі (подається поточно);

-поточна передача інформації про попередню оплату у відділ комерційної служби;

-збирання інформації про залишки на складах для передачі на завод (строк — до шостого числа наступного місяця);

-звірка залишків для підписання (подається на завод до восьмого числа наступного місяця з звітним);

-звірка карток та представлених результатів (прямує на завод, останній строк подачі — п’ятнадцяте число наступного місяця за звітним);

-надання інформації про собівартість продукції Генеральному директору строком до п’ятнадцятого числа наступного місяця за звітним.

Як бачимо, діяльність відділу центральної бухгалтерії можна охарактеризувати не тільки як просто ведення бухгалтерського обліку, а ще і сортування необхідної інформації, що базується на бухгалтерії, і направлення її в відповідний відділ. Найтісніший і повний взаємозв’язок бухгалтерія має із економічною службою; звичайно, неможливо виключити з ланцюжка заваду та комерційної служби. Що ще слід додати про бухгалтерію підприємства, так це те, що бухгалтерський облік на СП «Ватра» ведеться не тільки по українським стандартам, але і відповідно бельгійській системі. Звичайно, що це може викликати деякі труднощі, але ведення подвійного бухгалтерського обліку — необхідний атрибут повномірної і чесної співпраці двох сторін.

Що стосується служби якості, то вона представлена інженером-технологом, його асистентом та обслуговуючим персоналом. Діяльність працівників цього відділу полягає у слідкуванні за якістю на всіх етапах виробництва продукції.

Окремою складовою частиною спільного підприємства, яка не входить в склад служби управління підприємством, є комерційна служба (див. додаток 6, 7). Ця служба складається з трьох відділів. Перший — відділ підготовки проектів, у функції якого входить розробка енергозберігаючих програм з представленням їх на рівень уряду, робота з проектними організаціями, розробка проектів освітлення, реклама виробів, які виготовляються на даному підприємстві. Відділ маркетингу займається вивченням ринку збуту та ринку закупівель, організацією та проведенням експортно-імпортних операцій, а також бере участь у переговорах. У функції відділу продаж входить вирішення транспортного забезпечення відвантажень, контроль дебіторської та кредиторської заборгованості та робота з клієнтами. Також в компетенцію комерційного відділу входить здійснення зовнішньоекономічної діяльності, так як СП «Ватра» інтенсивно займається нею, а спеціального відділу не існує. На функціонування комерційного відділу можна подивитись не тільки з сторони поділу його на відділи, а з точки зору просто переліку існуючих функцій, терміну їх виконання та зв’язку із службою, якій подається інформація з комерційного відділу.

Слід відмітити, що найбільший взаємозв’язок комерційна служба має з відділом економічної служби, хоча не слід вважати, що комерційний відділ не є ланкою в загальному ланцюжку, який презентує взаємозв’язок інформації і результатів в межах підприємства. Наприклад, відділ комерційної служби (див. додаток 6) зобов’язаний подати в економічну службу складений портфель замовлень, що включає інформацію про чисельність угод і рахунків. Місячний портфель подається строком до двадцятого числа звітного місяця, квартальний — до п’ятнадцятого числа останнього місяця в кварталі. Також ще використовується портфель коректувань, тому що іноді не вдається все передбачити, чи ринкова ситуація та умови значно змінюються. Термін здачі коректуючого портфеля — п’ятнадцяте число поточного місяця. Інформацію по цінах подається поточно (метод сортування — інформативний) і в економічну службу і в службу розвитку. Дані про стан кредиторської і дебіторської заборгованості подаються два рази в місяць (п’ятнадцятого та тридцятого числа). Через нинішні економічні умови, підприємство веде бартерну торгівлю, тому на підприємстві саме комерційний відділ збирає і подає інформацію про продаж по бартеру щомісячно. Інформація направляється все в той же відділ економічної служби. Також щомісячно репрезентується необхідна інформація по експорту. До двадцятого числа звітного місяця завжди подається бюджетна потреба в грошових коштах, розрахована на місяць, що стосується квартального бюджету, то його термін представлення — до п’ятнадцятого числа останнього місяця в кварталі.Якщо говорити більш детальніше, то бюджетна потреба в грошових коштах включає в себе необхідні витрати на сплату мита і транспорті затрати. Важливу частину реалізаційної діяльності підприємства виконує комерційний відділ, надаючи поточно економічній службі ціни на комплектацію. Так як комерційний відділ найбільше спілкується безпосередньо з клієнтами, то саме він подає по мірі розміщення економічній службі дані про заявки на розміщення світло-технічних проектів. А ще з тісної і безпосередньої роботи з клієнтами і замовниками робітники комерційної служби отримують детальні відгуки і різнопланові відомості про експлуатаційні якості світильників. Ця інформація по мірі одержання передається в службу якості для професійного опрацювання Наступними функціями комерційної служби є: