Ефективність комунікацій в системі менеджменту

-подання кожних три місяці загальної інформації про реалізацію готової продукції Генеральному директору;

-представлення економічній службі та центральній бухгалтерії даних про випуск готової продукції;

-ведення і подача звітності про використання автотранспорту центральній бухгалтерії.

Як було вже зазначено вище не слід вважати, що комерційна служба є окремою ланкою серед функціональних підрозділів спільного підприємства. Відділ комерційної служби органічно і тісно взаємопов’язаний з усіма, без виключення, службами підприємства. Зв’язок з Генеральним директором репрезентований наступним інформаційним обміном: комерційна служба надає керівнику інформацію про обсяг реалізації, існуючий стан ринку та конкурентів, а директор, в свою чергу, представляє час від часу рекомендації стосовно співпраці комерційної служби з клієнтами на ринку замовника, виходячи з стратегічних цілей компанії. Що стосується взаємозв’язку з економічною службою, то він представлений обміном інформації по портфелю замовлень, обсягу продажу і даних по цінах продукції і цінах на комплектуючі матеріали. Так як СП «Ватра» робить ставку на досягнення новітніх технологій, то взаємодіяльність служби розвитку з будь-якими функціональними підрозділами (тим більше з комерційною службою, що безпосередньо зв’язана з ринком споживачів) привертає увагу по важливості своїх результатів: комерційна служба представляє замовлення на модифікацію існуючих видів продукції та на розробку нової продукції, яка б ще повніше відповідала потребам сучасності; а служба розвитку, в свою чергу, забезпечує робітників комерційної служби інформацією і необхідними документами по експлуатації вже існуючих виробів, надає інформацію в рекламних цілях.

Не менш важливою є співпраця з службою якості. Вона від комерційного відділу отримує інформацію щодо відгуків споживачів, які використовують продукцію спільного підприємства, а у відповідь надає поради стосовно рекомендацій, що отримують клієнти від представників комерційної служби, так як робітники служби якості найбільше ознайомлені з фізичними та технічними якостями виробів. Зв’язок з заводом репрезентується наступним обміном: комерційна служба надає прогнозований нею план продаж, замовлення на продукцію, а завод постійно інформує у відповідь про обсяг випуску продукції, таким чином, кожна функціональна одиниця знає на що можна розраховувати у своїй діяльності.

Так як комерційна служба виконує таку функцію, як контроль оплати, слідкує за дебіторською та кредиторською заборгованістю, то центральна бухгалтерія звісно зобов’язана постійно інформувати комерційний відділ стосовно цієї проблеми, а він, в свою чергу, надає центральній бухгалтерії необхідну для ведення бухгалтерського обліку інформацію про обсяг реалізації та передає всі розхідні документи.

Чітку уяву про комплексну організацію інформаційних потоків на підприємстві дає рис.5.

Рис.5 Схема інформаційний потоків між основними управлінсько-організаційними відділами СП «Ватра»

На малюнку помітні такі негативні риси існуючої системи інформаційного обміну: відсутність зворотного зв’язку між службою розвитку та заводом; комунікативна відокремленість служби якості від інших відділів — зв’язок служби якості з заводом, службою розвитку та економічною службою здійснюється не на пряму, а чомусь через комерційну службу. Виправивши цю помилку в організації інформаційного потоку вдалось частково розвантажити інформаційний потік у комерційну службу.

3. Ефективність комунікаційного процесу в процесі управління підприємствомКомунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Вони зв'язують окремі елементи організації у єдине ціле, даючи можливість координувати їх дії, аналізувати успіхи та невдачі, виправляти допущені помилки, доручати нові завдання тощо; з'єднують її із зовнішнім середовищем – дозволяють отримувати інформацію про стан ринку та поведінку на ньому суб'єктів господарювання, повідомляти партнерів по бізнесу і споживачів про свої наміри та впливати на їх поведінку. Отже, організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках – всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) і між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо у обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином (через поширення чуток). Кожен із зазначених видів комунікацій переслідує свою задачу і здійснюється за певними правилами чи процедурами, дотримання яких забезпечує їх ефективність. Розглянемо їх детальніше.

Зовнішні комунікації. Відбуваються у двох напрямках – всередину фірми і поза її межі. Мета перших – отримати якомога повнішу і достовірнішу інформацію про середовище господарювання шляхом аналізу даних, опублікованих у засобах масової інформації та офіційних документах, через конфіденційні джерела, чутки тощо. Мета других – повідомити споживачам, партнерам, конкурентам про стан справ на фірмі і сформувати у них позитивне сприйняття її діяльності засобами public relations, цілеспрямованої реклами товарів, публікації щорічних звітів. В обох випадках, залежно від обставин, можуть використовуватися різні методи комунікації – як письмові, так і усні. Інформація, що надходить із зовнішніх джерел є, здебільшого, письмовою. Це, як правило, офіційно опубліковані матеріали щодо змін у законодавстві, рішення уряду, інформація органів статистики, податкової служби.