Ефективність комунікацій в системі менеджменту

Перш за все потрібно сказати, що великим плюсом комунікаційної системи СП є географічна близькість заводу і адміністративного корпусу (офіс стикується із заводом). Завдяки цьому досягається значна оперативність і точність в обміні інформацією між адміністрацією та виробництвом.

Обмін інформацією на “Ватрі” здійснюється як через особистий контакт, так і дистанційним чином — за допомогою таких технічних засобів як телефон та комп’ютер.

На підприємстві встановлену власну міні-АТС (автоматична телефонна станція), завдяки якій телефон є практично у всіх відділах і кабінетах. Для внутрішньої телефонної мережі складено спеціальну карту програмування (див. додаток 10).

Щоб краще зрозуміти структуру комунікацій підприємства, наведемо спрощену план-схему триповерхового офісу (див. додаток 9а, 9б).

На першому поверсі офісу розташовано контрольно-пропускний пункт (КПП), невеличка виставка продукції компанії SCHREDER та приміщення майбутньої їдальні. Перший поверх практично не заслуговує нашої уваги, але одну деталь слід відмітити. Черговий у КПП відмічає усіх осіб, що увійшли чи залишили приміщення заводу або офісу. Тому у чергового КПП по телефону можна взнати приблизне місцезнаходження потрібної особи.

Другий і третій поверхи заслуговують на більшу увагу.На другому поверсі розташовані кабінети: комерційна служба, технічний директор, конструкторська служба, начальник відділу збуту, архів, комерційний директор, директор заводу, служба розвитку і якості.

У комерційній службі наявні телефон, телефон/факс, комп’ютер (класу 486) обладнаний сканером, принтером та модемом (пристрій для зв’язування комп’ютерів через телефонну лінію). Комерційна служба веде найінтенсивніший інформаційний обмін практично зі всіма відділами та підрозділами підприємства. При існуючій системі комунікацій суттєвих негативних рис для інформаційних потоків не відмічено — в усіх них присутній зворотній зв’язок і розроблена чітка схема термінів подачі необхідної інформації у різні відділи.

Кабінет технічного директора обладнаний телефоном та комп’ютером, на якому ведеться облік проектів. Технічний директор багато часу проводить поза межами свого кабінету і застати його чи то безпосередньо, чи по телефону доволі важко. Тому виникає потреба доповнити існуючий набір засобів комунікації мобільним пристроєм зв’язку.

Конструкторська служба обладнана телефоном.

В кабінет начальника збуту наявний телефон/факс.

Кабінети комерційного директора та директора заводу обладнані телефонами, але як і технічний директор вони ведуть досить мобільний спосіб діяльності, особливо директор заводу, який багато часу проводить в приміщенні заводу. Обидва вони потребують мобільного засобу зв’язку.

Служба розвитку та якості має в розпорядженні телефон та комп’ютер.

На третьому поверсі розташовані наступні кабінети: начальник економічної служби, економічний відділ, бухгалтер, головний бухгалтер, касир, завідуючий господарською частиною, презентаційна кімната, помічник генерального директора, генеральний директор.

Кабінет начальника економічної служби обладнаний телефоном та комп’ютером.

В економічному відділі міститься найпотужніший на підприємстві комп’ютер класу Р6 та телефон. Тут двома економістами ведуться складні розрахунки по цінах та заробітній платі.

Відділ центральної бухгалтерії розташований у трьох кабінетах і відповідно у них наявні:

-бухгалтерія — телефон, комп’ютер;