Підприємництво в Україні, проблеми і перспективи конкурентноздатності українського підприємництва

В установі реєструють не всі, а найбільш важливі документи.

Обов'яаково реєструють:

документи, які надходять з вищестоящих органів та які направляються до них;

листи та запити народних депутатів;

найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо;

звернення громадян;

договори,

найважливіше листування.

Частина документів, які створюються в установах та надходять до них, не реєструються:

первинні документи бухгалтерського, матеріального, статистичного обліку та звітності;

вітальні листи та телеграми,

проспекти, запрошення, прейскуранти;

норми затрат матеріалів;малозначиме листування з адміністративно-господарських, кадрових та інших питань;

програми, повістки дня, наряди, заявки,

документи, які надходять у копіях для відомостей;

більша частина документів, що не потребують виконання.

Документи реєструють в установі один раз. Якщо відомості про документооборот необхідні структурним підрозділам, одночасно створюють декілька реєстраційних карток, кожну з яких передають в структурний підрозділ. Дчя реєстрації використовують єдині реєстраційні форми: реєстраційну картку та журнали.

Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні в день підписання.

В картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, фіксують короткий зміст, дату та індекс відповідного документа, посаду та прізвище особи, яка підписала його. При відсутності письмової відповіді вказують ким, колії і як про це повідомлений автор документа. Наведений запис засвідчується підписом виконавця документа з вказівкою його посади, ініціалів та прізвища.

У картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, в грифі вказують дат}' отримання відповіді на нього, індекс та короткий зміст листа автора, в ряді випадків - посада та прізвище особи, яка його підписала. Якщо відповідний документ відсутній, записують коли і яке рішення прийнято з розгляду питань. Запис засвідчується підписом виконавця документа із вказанням його посади, прізвища та ініціалів. Якщо в процесі виконання складався новий документ, вказують його дат}7 та індекс, посаду та прізвище особи, яка підписала, виконавець посвідчує цей запис із зазначенням своєї посади, ініціалів та прізвища.

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи діяльності й уміщення в окрему обкладинку.