Документування організаційно-розпорядчої діяльності

1. В тексті має бути аналіз фактів, що викликали видання документу.

2. Повинен відноситись до однієї особи або відділу та мати конкретне закріплення роботи.

3. Розпоряджаючий документ повинен залишати виконавцю свободу для проявлення ініціативи.

4. В документі повинні визначатись конкретні завдання, опускатись засоби та деталі його виконання, добре відомі виконавцям.

5. В документі мають бути вказані особи, відповідальні за його виконання.2. Розпорядча документація До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови, розпорядження. Юридичною основою розробки документів можуть бути видання документа органами влади та управління. Наказ - правовий акт, що видається керівником органу державного управління, директором фірми з цілях вирішення задач стратегічного та оперативного управління. Накази розподіляються на:1) по основній діяльності; 2) по особовому складу. По основній діяльності - оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства. Можуть бути нормативними (про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку) та індивідуальними. Вступає в силу з моменту його підписання, якщо строк не окреслений в тексті. Реквізити наказу:

• Герб, емблема, нагороди.

• Міністерство.

• Установа. Підрозділ. Код підприємства. Код документа. Назва. Дата, номер. Місце видання. Заголовок до тексту. Текст. Підпис. Візи. Гриф погодження. Відмітка про виконання документа. Відмітка про перенесення даних на машинний носій. УКРАЇНА Міністерство легкої промисловості Завод нестандартного устаткування НАКАЗ №106 17.10.99 м. Київ Про організацію занять по підвищенню кваліфікації інженерно-технічних працівників З метою підвищення кваліфікації інженерно-технічних працівників НАКАЗУЮ:1. Організувати на заводі курси по підвищенню кваліфікації ІТП згідно програми, яка додасться, на 48 навчальних годин.2. Встановити день занять - вівторок, 4 години. 3. Контроль за організацією занять покласти на головного інженера Артюхіна В. С. Директор Якщо є додатки - вказати кількість та кількість аркушів. Список та підписи осіб, яких стосується документ. З наказом (розпорядженням) ознайомлено. Далі наказ реєструється у «Книзі адміністративних наказів»(прошита, аркуші пронумеровані). Наприклад: № Дата Короткий зміст Примітки

18 20.1 1.1999р. Про створення відділу маркетингових досліджень

Сквозна нумерація наказів на протязі всього року. Дія наказі постійна (правові наслідки на протязі всього часу, поки не буде анульований компетентною особою). Розпорядження - акт управління, що має владний характер та обов'язкову силу виконання для робітників організації. Розпорядження поділяються на дві групи:1. для загального тривалого користування; 2. для одинарних випадків, що стосуються конкретного питання (про передачу, перевірку, списання та ін.) Розпорядження фіксуються в «Книзі розпоряджень». На відмітку від наказу, дія розпорядження обмежена та не може мати правових наслідків. Приклад; Україна Міністерство легкої промисловості Колективне підприємство «Чобіток»РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 48 20.10.99 р. Про зміни внутрішнього розпорядку згідно з переходом на зимовий час ПРОПОНУЮ: 1. Ввести такі особливості робочого дня: Робочий день - з 8 години ЗО хвилин до 17 години рівно; Перерва на обід - з 13 години до 13 години 30 хвилин. 2. Термін дії розпорядження - до 1 березня 2000 р. 3. Контроль за виконанням цього розпорядження надаю менеджеру офісу. Директор ___________________ С. В. Кузьмук З розпорядженням ознайомлено: Менеджер офісу ________________ Завершуючим етапом роботи з проектами розпорядчих документів є погодження та підписання. Погодження - із зацікавленими установами, із структурними підрозділами або посадовими .............. (візування або гриф погодження). Наприклад: проект наказу, рішення, розпорядження візується тим, хто складає проект та керівником структурного підрозділу, що вносить проект, юрист-консультом. Якщо потребується фінансове забезпечення - проект документа погоджується з фінансовими органами або службами. Погодження проводить структурний підрозділ або особа, що готувала проект розпорядчого документу. Види або гриф погодження проставляють на першому екземплярі проекту. У випадку непогодження - мотивований висновок. Проекти розпоряджуючих документів, (постанова та рішення), обговорюються на засіданнях. Можуть вноситися доповнення та поправки. Дороблені проекти виносяться на слідуюче засідання на затвердження. Проекти документів підготовлені представляються на підпис. Накази та розпорядження підписує керівник чи його заступник. Постанови та рішення: голова та секретар (керуючий справами) компетентного органу. Підписується 1-й екземпляр документу, що виготовлений на бланку. Розпорядчі документи вступають у силу з моменту їх підпису чи строк вступу до сили та строк дії акту управління вказують у документі.