Реквізити документів

Відмітка про засвід¬чення копій - у правому верхньому кутку пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис завіряється печаткою.

Прізвище виконавця та номер його теле¬фону - цей реквізит обов'язковий на вихід¬них документах (листах, довідках, висновках). Складається з: - прізвища виконавця; - номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотнього або лицьового боку останньої сторінки документа.

Відмітка про вико¬нання документа й направлення його до справи - цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить у собі такі дані: - стислу довідку про виконання; - слова "ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий до¬кумент, - дату скерування документа до справи; - підпис керівника структурного під¬розділу або виконавця.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій - розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить:

- запис "Інформація перенесена на машинний носій";

- підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

- дату перенесення.

Відмітка про надходження - містить:

- скорочену назву організації, що отримала документ,

- дату його надходження.

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

- назву організації;

- дату надходження;

- індекс документа.

Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.

Вимоги до тексту документів

Текст - головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повно¬та інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого ви¬черпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адреса¬том пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.