Реквізити документів

29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 - позначка про надходження.

Реквізити бувають: • постійні; • змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено циф¬рами в кружечках), а також наведено зразки документів (служ¬бовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з про¬токолу - на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38- 90 «Система организационно-распорядительной доку¬ментации. Требования к оформлению документов»).

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги доку¬мента (на рис. 4 береги заштриховано).Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві¬зитами.

Береги документа - це площі, призначені для закріплення до¬кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ГОСТ 6.38- 90 (відповідно до ГОСТ 9327- 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38-90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

• лівого - 20 мм (8 пробілів);

• правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);

• верхнього - не менше ніж 10 мм (3-4 інтервали);

• нижнього - не менше ніж 8 мм (2-4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39- 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку¬ментации. Формуляр-образец»:

• лівого - 35 мм (13 пробілів);

• правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);

• верхнього - 20 мм (4- 5 інтервалів);

• нижнього - не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег - це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній - для нанесення реквізитів 29, 30, 31.