Реквізити документів

Індекс - розташовується у верхній частині сто¬рінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс струк¬турного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для під¬розділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 - шифр структур¬ного підрозділу; 10 - номер справи, документа; 36 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сто¬рінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприк¬лад: на N° 02-10/135 від 01.03.96, де 02 - індекс структурного підрозділу; 10 - номер справи за номенклатурою; 1 35 - порядковий номер.

Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сто¬рінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається доку¬мент.

Гриф обмеження до¬ступу до документа - розташовується з правого боку під ко¬дом - форми. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно".

Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем.

Наприклад:

Друкарня "Преса 252030, м.Київ,

України" вул.Пирогова,

Головному ре- 12, кв. 6

дакторові Никонову М.П.

Романову В.О.

Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження:

- слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

- назва посади;

- особистий підпис;

- ініціали та прізвище особи, що затвердила документ,

- дата затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи