Облікові регістри, техніка і форми бухгалтерського обліку
Розвиток виробництва, торгового капіталу, банківських операцій потребував дальшого розподілу праці облікових працівників. Для цього була розроблена багатожурнальна або французька форма бухгалтерського обліку, при якій хронологічні записи здійснювались в декількох журналах (касовому журналі, журналах обліку товарів, продажу, купівлі тощо). Від щоденних записів у Головну книгу перейшли до записів в неї місячними підсумками, для підготовки яких було введено зведений журнал (що складався шляхом вибірок з щоденних журналів). Поступово для обгрунтування записів в регістри почали використовувати документи.Наприкінці XIX століття велике поширення одержала одножурнальиа або американська форма обліку, при якій " одній книзі (комбінованому регістрі) поєднувались хронологічний (Журнал) і систематичний (Головна книга) записи. Ця форма відповідала вимогам невеликих капіталістичних підприємств. Проте, на початку XX століття в умовах розвитку великих капіталістичних монополій вимоги до обліку набагато виросли. На зміну книжковим формам прийшли карткові і копіювальні, в яких почали широко використовувати картки і вільні листки. Це забезпечило можливість групування регістрів і копіювання, усунуло необхідність багаторазових переписувань облікових даних, сприяло полегшенню праці облікових працівників і створило умови для використання в обліку машинної техніки.
Отже, ознайомлення з історією розвитку форм бухгалтерського обліку свідчить, що їх удосконалення йшло шляхом розчленування спершу хронологічного, а потім систематичного запису, відокремлення синтетичного обліку .від аналітичного, переходом від щоденних записів синтетичного обліку до щомісячного, використання в нових формах обліку всіх позитивних елементів старих форм.
Однією з перших форм обліку, створених після революції в СРСР, була ~ картково-ордерна форма (1925-1927 рр.). Основним регістром були картки-ордери (або картки-рахунки), які виписувались на кожну господарську операцію з копіюванням у трьох примірниках.
Перший примірник ордера підшивався в регістратор хронологічного обліку, другий і третій примірники розкладалися відповідно в картотеки аналітичного обліку рахунків, що дебетуються і кредитуються. Записи в Головну книгу робились на .підставі зведеного журналу.
Проте ця форма не знайшла широкого застосування у зв'язку з її громіздкістю, трудомісткістю і недостатнім унаочненням. Це заставляло шукати нові шляхи раціоналізації обліку. На основі картково-ордерної форми була створена картково-копіювальна форма обліку, яка вперше була застосована в торговельних підприємствах (1927 р.). Суть її полягає в одноразовому регістрі синтетичного обліку і в систематичному регістрі аналітичного обліку. Записи робились безпосередньо з документів, без складання ордерів. Цим досягався більш точний збіг облікових даних з документами. Шифри кореспондуючих рахунків ставились у відтиску спеціального штампу на документах. Головна книга була замінена щоденною контрольною відомістю, яка забезпечувала групування записів всередині кожного рахунка за кореспондуючими з ним рахунками. По закінченні кожного дня записи в Контрольній відомості звірялись з записами в журналах, що зменшувало час на відшукання помилок, прискорювало складання звітності. Для перевірки синтетичного й аналітичного обліку складалися групувальні листки, в яких групувалися обороти з однаковою кореспонденцією рахунків.
Однак і ця форма мала недоліки (громіздкість, недостатнє застосування зведеного запису тощо), що заважало її поширенню. На зміну картково-копіювальній прийшла комбінована форма обліку - контрольно-шахова, в якій поєднувались елементи карткових і книжних форм обліку. В 30-ті роки вона вважалась найбільш раціональною.
Отже, форми бухгалтерського обліку постійно удосконалюються. Це зумовлено загальним розвитком народного господарства, ускладненням економічних відносин, зростанням обсягу інформації, що підлягає обліку, удосконаленням практики самого обліку, а також впровадженням високопродуктивної обчислювальної техніки для механізації й автоматизації обчислювальних робіт. Прогресивною вважається така форма обліку, яка на основі впровадження обчислювальної техніки забезпечує своєчасне одержання якісної інформації, необхідної для управління, а також системи показників звітності - при мінімальних затратах праці і засобів на ведення обліку.
Сучасними формами бухгалтерського обліку, що застосовуються на підприємствах і в організаціях України, є: меморіально-ордерна (контрольно-шахова), Журнал-головна, журнально-ордерна, автоматизована (комп'ютерна), спрощена форма обліку.
Меморіально-ордерна (контрольно-шахова) форма бухгалтерського обліку характеризується застосуванням книг для ведення синтетичного обліку і карток - для аналітичного. Порядок облікової реєстрації господарських операцій при меморіально-ордерній формі такий. На підставі оформлених і перевірених документів (первинних або згрупованих) складають меморіальні ордери. В них роблять посилання на документ, що служить підставою для записів (або коротко викладається зміст запису), його номер і дата складання, вказуються кореспондуючі рахунки по даній операції і суми. Це допомагає упорядкуванню облікових записів. Меморіальний ордер має таку форму: