Облікові регістри, техніка і форми бухгалтерського обліку

Для прикладу розглянемо будову і порядок записів у журналі-ордері № 7 по рахунку "Розрахунки з підзвітними особами" (див. далі).

Журнал-ордер №7

По кредиту рахунка 372 “Розрахунки з підзвітними особами” за грудень 200_р.

№ пор.№ авансового звітуПрізвище, ім'я, по батькові підзвітної особиЗалишок на початок місяцяВидано під звітВидано у відшкодування перевитратиВитрачено з підзвітних сумЗалишок заборгованості на кінець місяця

за поданим звітомз кредиту рахунка №372 в дебет рахунків

дата виникнення заборгованості дебет (сума, що залишилась під звітом)кредит (сума невідшкодованої перевитрати)датакореспондуючий рахуноксумадатакореспондуючий рахуноксумадатазатверджена сума витрат202292

1401Івашко П.А.28.1190-------06.129090---

2402Коваленко І.М.---04.1230780---10.12780-780--

3403Мезенцев О.Р.---10.12301050---18.021050--1050-

4404Баранів В.П.--3025.123062025.125030-----620

і т.д.

ххРазомх9030хх17480хх30х11370907801050620

Журнал-ордер закінчено 30 грудня 200_ р. У головній книзі суми відображені 31 грудня 200_ р.

Бухгалтер Дорошенко М.Б. Головний бухгалтер Бабич І.К.

Наведені шифри рахунків означають: №20 - “Виробничі запаси”, №22 - “Малоцінні і швидкозношувані предмети”, № 92 - “Адміністративні витрати”, №30 - “Каса”, № 372 - “Розрахунки з підзвітними особами”.

Як видно, у цьому журналі-ордері аналітичний і синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами забезпечується в єдиній системі записів. Аналітичний облік ведуть за виданими в підзвіт коштами і здійснюють записи позиційним (лінійним) способом. Кожній підзвітній особі в журналі відведено окремий рядок, у якому записують суму виданого авансу, суму витрат, списаних на підставі авансового звіту, а також залишок невикористаного авансу. Узагальнені (синтетичні) дані по рахунку "Розрахунки з підзвітними особами" одержують шляхом підведення підсумків по аналітичних рахунках у журналі-ордері.

Отже, важливою особливістю будови окремих журналів-ордерів є поєднання в одному обліковому регістрі синтетичного й аналітичного обліку.

По рахунках, які охоплюють велику кількість облічуваних об'єктів (основні засоби, матеріали, паливо, розрахунки по оплаті праці тощо), аналітичний облік ведуть так само, як і при інших формах обліку - на картках або в книгах. Аналітичний облік касових операцій, як і при інших формах обліку, здійснюється у Касовій книзі.

Однією із суттєвих переваг журнально-ордерної форми обліку перед іншими формами є пристосованість облікових регістрів для складання звітності. Для цього в журналах-ордерах завчасно передбачають перелік показників звітності, за якими і здійснюється поточний облік. Це дає змогу без додаткових вибірок і розрахунків одержувати безпосередньо із облікових регістрів інформацію для складання звітності.