Порядок перевірки облікової документації під час ревізії

– перевищення вартості при документальному відпуску цінностей для їх реалізації через торговельну мережу і його приховування шляхом складання безтоварних перерахунків після реалізації цінностей у торговельних підприємствах за завищеними цінами.

Використання контрольного порівняння дає можливість встановити приписування тих чи інших назв матеріальних цінностей в інвентаризаційних описах. Для цього необхідно встановити максимально можливий залишок товарів на кінець інвентаризаційного періоду і порівняти його з фактичним.

Максимально можливий залишок цінностей виявляють так. За даними попередньої інвентаризації беруть залишок товару певної назви, додають до нього вибрану з документів кількість його товарних, що надійшла протягом періоду, який перевіряється, віднімають кількість одиниць товару, зафіксовану у видаткових документах. За нормальних умов фактична кількість товарів не може перевищувати їх максимально можливого залишку. Тому будь-яке перевищення фактичної наявності над цим залишком дає підстави для певних висновків.У бухгалтерському обліку підсумки руху цінностей звичайно підводяться за певний час (на момент складання звіту, на кінець місяця, на початок інвентаризації). У разі здійснення розкрадань окремі матеріально відповідальні особи дбають, щоб до кінця цих періодів у них надходження з видатками цінностей повністю балансувались. Проте за коротші періоди вони не можуть приховати слідів розкрадань.

У таких випадках можна порівняно легко встановити, що в межах облікового періоду мав місце такий рух цінностей, який не міг здійснюватись за нормальної роботи. Тому доцільно застосовувати метод ревізії руху товарно-матеріальних цінностей і коштів за коротші періоди з визначенням залишку після кожної операції або дня.

Під час ревізії операцій роздрібної торгівлі для виявлення неоприбуткованих товарів, безтоварних документів і приписування товарів рекомендується застосовувати вибіркове контрольне порівняння за окремими товарами.

Порядок перевірки документів та облікових записів залежить від завдань і способів ревізії, характеру й обсягу роботи, від діючого порядку обліку та обробки документів. Відповідно, документи, облікові записи та звітні матеріали можуть піддаватися перевірці таким чином:

– у хронологічній послідовності;

– систематизованим способом, тобто за видами господарських операцій;

– прямою і зворотною послідовністю перевірки;

– способом переходу від загальних (звітних) даних до облікових записів і первинних документів;

– переходом від окремих даних, первинних документів та облікових записів до звітних даних.

При перевірці у хронологічній послідовності документи розглядають у такому порядку, як їх зброшуровано. Практика показує, що хронологічна перевірка документів має суттєві недоліки. Одним з них є те, що вона вимагає багато часу. Крім того, при такій перевірці документів, які стосуються різних операцій, можна встановити тільки недоліки окремого документа. При наявності великої кількості документів неможливо повністю їх перевірити. У цих випадках важко визначити взаємний зв’язок окремих фактів порушень і дати характеристику роботи ревізованого господарства. Під час хронологічної перевірки документів у послідовності їх підшивки увага ревізора розсіюється. Тому вона потребує одночасного залучення різноманітного законодавчого, інструктивного та довідкового матеріалу, внаслідок чого ускладнюється систематичне і повне вивчення кожного виду операцій.

Порядок перевірки документів у хронологічній послідовності можна рекомендувати тільки в разі ревізії організації з незначеним обсягом документації. У решті випадків необхідно застосовувати систематизований порядок перевірки документів та облікових реєстрів за видами операцій. Тут ревізор має можливість звернути увагу на конкретні питання і повніше їх вивчити. Під час перевірки первинних документів необхідно систематизувати їх за певними операціями. Це має значну перевагу перед перевіркою у хронологічному порядку і дає можливість повніше перевірити документи за їх суттю, а також з погляду їх справжності та вірогідності.