Порядок перевірки облікової документації під час ревізії
Поряд з фактичним контролем, пов’язаним із інвентаризацією цінностей і коштів на об’єктах підприємства, важливе місце під час ревізії займає перевірка фінансово-господарської діяльності на підставі облікової документації (первинних, зведених документів, облікових реєстрів, балансових і звітних даних).
Одним із елементів методики цієї перевірки є ревізійне дослідження первинної документації за суттю, змістом, доцільністю і законністю відображення у ній фінансово-господарських операцій.
Залежно від змісту, суті і правильності складання документи можуть бути доброякісними і недоброякісними (рис. 6). Доброякісні – це такі документи, які після їх ревізійної перевірки виявились правильно оформленими й обґрунтовано відображають сутність законної та економічно доцільної фінансово-господарської операції.
На відміну від доброякісних документів під час ревізії виявляються також недоброякісні документи як за сутністю і змістом спотвореного відображення в них фінансово-господарських операцій, що характеризує недоліки, порушення, зловживання, незаконні і недоцільні операції, так і за формальними ознаками складання і оформлення цих документів, що характеризує порушення встановлених правил їх складання і оформлення.
Послідовність документальної перевірки в кожному конкретному випадку визначається завданням ревізії, а також наявністю у ревізора необхідних даних про господарство, що перевіряється, одержаних у період підготовки до ревізії і попереднього ознайомлення з ревізованим об’єктом.
Перевірку бухгалтерських документів необхідно провадити з погляду забезпечення контролю за надходженням і реалізацією товарно-матеріальних цінностей. Тому дуже важливо встановити, як документи забезпечують юридичну доказовість здійснюваних операцій і як за їх допомогою здійснюється поточний контроль за роботою матеріально відповідальних осіб.
Важливе значення має також документальна перевірка звітності. Це пояснюється тим, що звітність є системою показників, які відображають результати господарської діяльності, і є важливим матеріалом для вивчення останньої і виявлення внутрішніх резервів, а отже, є важливим інструментом керівництва господарством, засобом контролю за господарською і фінансовою діяльністю.
Мета документальної перевірки – з’ясувати реальність, законність і господарську доцільність операцій, перевірити правильність їх документального оформлення, з’ясувати допущені порушення фінансової та кошторисної дисципліни, факти безгосподарності і зловживань.
Рис. 6. Види недоброякісних документів
Незважаючи на те, що документальна перевірка може провадитись способом суцільної перевірки облікової документації або вибірково, у всіх випадках під час перевірки документів та бухгалтерських записів ревізору потрібно керуватись завданням на ревізію. Якщо виявлені факти розтрат, порушень та зловживань, необхідно здійснити суцільну перевірку операцій за документами й обліковими даними. Крім того, операції з коштами, документи на списання непланових втрат, а також операції, пов’язані з поверненням продукції чи товарів, слід здійснювати методом суцільної перевірки. Решту господарських операцій можна перевіряти методом вибіркової перевірки документів і записів в облікових реєстрах. Вибіркова перевірка не означає перевірку “на здогад” якихось документів чи бухгалтерських реєстрів. Вона, як і суцільна перевірка, покликана забезпечити виявлення всіх недоліків і порушень.
Одним з прийомів вибіркової перевірки бухгалтерських реєстрів є суцільне дослідження однієї сторони рахунка, тим часом як протилежну сторону піддають лише вибірковій перевірці. Наприклад, рахунки витрат виробництва перевіряють за дебетом суцільно, а за кредитом – вибірково. Велике значення має вибіркова перевірка за кінцевою, заключною операцією. Вона полягає в тому, що весь хід господарської операції перевіряється за даними, що визначені в кінці місяця.
Не менш важливим способом вибіркової перевірки є перевірка операцій на великі суми. Наприклад, під час перевірки бухгалтерських записів за рахунками з постачальниками і покупцями ревізор може з’ясувати стан претензійної заборгованості.
Під час суцільної і вибіркової ревізій застосовують загальну і детальну перевірку господарських операцій.