Порядок перевірки облікової документації під час ревізії

Загальна перевірка розкриває стан господарської діяльності окремих галузей, діяльності у цілому. Її недоліком є те, що тут не можна розкрити причини порушень. Вона має доповнюватись детальним дослідженням документів та облікових даних.

Детальна перевірка повніше розкриває суть операцій на всіх ділянках господарської діяльності. Вона ґрунтується на глибокому вивченні операцій за документами та даними аналітичного обліку.Залежно від характеру зареєстрованих у документах операцій вони можуть бути безтоварними (наприклад, виписування лімітно-забірної картки на невідпущені матеріали) або безгрошовими (наприклад, касовий ордер на видачу грошей, які насправді не виплачувались). У зв’язку з цим необхідно уважно розглядати документи і порівнювати їх з іншими взаємопов’язаними записами.

В окремих випадках за правильно оформленими документами може приховуватись розкрадання коштів і матеріальних цінностей. Наприклад, для прикриття розкрадань збільшують підсумкові суми в документах на відпуск цінностей із метою їх зайвого списання. В інших випадках зменшують оприбуткування отриманих товарно-матеріальних цінностей і коштів.

Потрібно старанно досліджувати документи для того, щоб не пропустити фактів підборки і підчистки у них, виправлення цифрових даних і зміни реквізитів.

Під час перевірки документів особливу увагу приділяють перевірці сумнівних операцій з тим, щоб переконатися їх правильності або неправильності. Одні операції слід розглядати в їх органічному зв’язку з іншими операціями фінансово-господарської діяльності підприємства.

Для встановлення достовірності операцій і правильності документів, що надійшли від інших підприємств ревізор може послати відповідний запит і переконатись у вірогідності фактів. Подані рахунки за транспортні послуги можна порівняти з прибутковими і видатковими документами складів та допоміжними листками транспортних організацій.

Важливе значення має також порівняння кількох взаємопов’язаних документів, що зберігаються в бухгалтерії. Наприклад, записи в касовій книзі за рахунком каси порівнюються з корінцями чекових книжок і виписками Держбанку за розрахунковим рахунком.

Буває, що розкрадання здійснюється в процесі тих операцій, документи на які оформлені правильно. У цих випадках доцільно застосовувати метод порівняння даних прибуткових і видаткових документів, які безпосередньо відбивають рух товарно-матеріальних цінностей і коштів, з даними інших документів, які відбивають ті самі операції в інших аспектах. Для підтвердження можна навести такі факти. На одному із підприємств шляхом порівняння касових квитанцій, доданих до звітів завідуючих магазинами, з даними оприбуткування грошей у касі встановлені значні розкрадання коштів. Тому ревізорові необхідно застосовувати методи порівняння документів, пов’язаних з реалізацією товарно-матеріальних цінностей і оприбуткуванням виторгу в касових звітах.

Ревізійна практика знає випадки завуальованих розкрадань, що потребують спеціальних прийомів і їх розкриття. У цих випадках до завдання на ревізію необхідно включати питання розкриття обставин, що сприяли розкраданням. У цьому значну роль відіграє взаємозв’язок у роботі ревізорів і слідчих органів. Для з’ясування обставин, що сприяли розкраданням, можуть допомогти такі ревізійні і слідчі прийоми: огляд об’єктів, вилучення речових доказів, відбір зразків товарів, сировини, готових виробів тощо. Доцільно також, щоб після виявлення ревізорами обставин, які сприяли розкраданням, вживалися заходи для перевірки їх слідчими органами. Контакт ревізора із слідчим особливо необхідний, коли злочинна діяльність не відбивається в обліку і документації.

У торгівлі, наприклад, для розкриття завуальованих розкрадань ревізори можуть користуватись прийомами контрольного порівняння фактичних залишків товарно-матеріальних цінностей з даними попередньої інвентаризації, документальними надходженнями і витратами цих цінностей. Такий метод ревізії необхідно застосовувати, коли мають місце:

– випадки приписування цінностей в інвентаризаційних описах із метою приховування наявних недостач;

– заниження в інвентаризаційних матеріалах залишків матеріальних цінностей порівняно з фактичними з метою приховування лишків;

– реалізація неврахованої продукції, тобто невідображеної у прибуткових документах;