Організація обліку матеріальних запасів

Крім того, для ефективної організації праці облікових працівників з обліку запасів повинні бути розроблені посадові інструкції та графік документообігу з відміткою відповідальних осіб за всіма стадіями руху документів з обліку запасів. При цьому потрібно пам’ятати, що в обліковому процесі переміщаються не тільки первинні документи, а й облікові реєстри та окремі форми звітності. Так, журнал № 3 можуть заповнювати два облікові працівники (з обліку запасів та з обліку розрахунків), а перенесення та зведення даних у Головній книзі здійснює третя особа.

Основне завдання організації руху документів з обліку запасів в обліковому процесі – це оптимізація каналів передачі та зв’язку облікових осередків – виконавців. Ці канали по різному можуть агрегувати – від фіксації кожного окремого носія облікової інформації (тобто документа) до узагальненої характеристики потоків інформації (реєстри у вигляді звітів ). Річ у тім, що в обліковому процесі документи нерідко передаються з однієї операції на іншу не окремо, а цілими пакунками.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації потребує мінімального розриву у часі між здійсненням господарського факту (операції) та одержанням необхідних відомостей про нього органами управління; застосування найбільш сучасних способів і засобів збирання, просування та обробки первинної облікової інформації; попереднього планування та подальшого регулювання; контролю за додержанням строків виконання.

Найбільш поширеним і застосовуваним є графічний метод організації руху носіїв інформації. Проте в окремих випадках застосують також і описувальний (текстуальний метод). Доцільно також застосовувати графіки табличної форми. В індивідуальних (подокументних) графіках фіксують: за підметом – види робіт, за присудком – служби, структурні підрозділи (посади осіб, які виконують роботу), строки виконання та деякі інші характеристики.

У зведених графіках планують тільки найважливіші шляхи просування документів від оперативних працівників до бухгалтерії, до передачі до архіву. Зведені графіки складають у цілому по господарству, за топологічною ознакою ( облік запасів), за темами ( надходження запасів, відпуск матеріалів ).Зведені графіки з обліку запасів – це таблиці, де у підметі вказано назву всіх первинних документів, з яких визначають операції, а у присудку – служби, структурні підрозділи, осіб, які працюватимуть над документом, строки обробки, види процесів обробки.Загальні питання методики та техніки організації і ведення обліку сформовані в законах, положеннях (стандартах ) бухгалтерського обліку, інструкціях тощо. Проте в них не враховані специфічні особливості конкретного господарства. Наприклад, підприємство може мати у складі підрозділи, які не є типовими для нього, специфічна структура управління, різні види експериментальної діяльності тощо. У робочих інструкціях конкретизують служби, посадові особи, строки, методику формування та деякі інші питання. Робочі інструкції, крім того, сприяють покращанню та упорядкуванню робіт із складання звітних форм. Посадові інструкції та графіки документообігу, на нашу думку, повинні затверджуватися керівним органом підприємства (а не власником) і є елементами облікової політики підприємства. У сучасних умовах господарювання досить часто власник і керівний орган підприємства – це не одна і та ж особа.

На сьогодні розширення самостійності суб’єктів підприємницької діяльності зумовило розширення прав і можливостей підприємства, а разом з тим – підвищення ризику щодо кінцевих результатів його діяльності і значно більшу відповідальність адміністративного апарату за наслідки господарської діяльності підприємств. Тому потрібна висока відповідальність конкретної посадової особи за прийняті управлінські рішення. Вибір будь-якого аспекту організації бухгалтерського обліку запасів потрібно робити зважено, із максимальним урахуванням усіх “за “ і “проти” на користь того чи іншого варіанта.

Література:

1. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України.

2. Положення (стандарт ) бухгалтерського обліку 9 „ Запаси” / httr:// www.rada.Kiev.ua.

3. Міжнародні стандарти бухгалтерського обліку : Переклад з анг. / За ред. С.Ф. Голова. – К.: Федерація професійних бухгалтерів і аудиторів України,1998. – 736 с.

4. Про оподаткування прибутку підприємств: Закон України / httr:// www.rada.Kiev.ua.